Import Opening Balance pada Aplikasi Accounting Odoo ERP

Pada waktu kita mengimplementasikan Odoo ERP kita biasanya akan memasukkan saldo awal yang datanya berasal dari aplikasi sebelumnya.

Import Saldo Awal pada Aplikasi Accounting Odoo ERP adalah seperti langkah-langkah berikut ini

Data-data yang akan dimigrasi ke Odoo

Kita akan membahas import General Ledger, Receivables, Payable dan Bank balance. Untuk Inventory counts silahkan melihat pembahasan mengenai inventory adjustment atau penyesuaian persediaan.
Penanganan import customer receivable, vendor payable dan general ledger
Penanganan bank balance
Konsep transaksi
Pada Customer Invoices:
Sales Income diganti dengan Suspense sebelum diimport ke Odoo .
Receivables akan diimport ke Odoo.
Alasan mengapa Sales Income diganti Suspense adalah kalera Sales Income akan dimasukkan sendiri dalam general ledger untuk import .

Pada Vendor Bills:
Expenses diganti dengan Suspense sebelum diimport ke Odoo.
Payables akan diimport ke Odoo.
Alasan mengapa Expenses diganti Suspense adalah karena Expenses akan dimasukkan sendiri dalam general ledger untuk import .Pada General Ledger (Import):
Receivables diganti dengan Suspense karena Receivables dimasukkan melalui Customer Invoices.
Payables diganti dengan Suspense karena Payables dimasukkan melalui Vendor Bills.
Bank balance diganti dengan Outstanding Receipts karena Bank balance akan dimasukkan melalui Bank Statement.
Sheet-sheet dalam Excel
Sheet Balance at:

Sheet Balance Odoo dengan journal OPB:

Sheet Receivables untuk Customer Receivables dengan Suspense Account:

Sheet Payables untuk Vendor Payables dengan Suspense Account:
Masuk ke Journals
Masuk ke menu Configuration | Journals:

Klik New:
Membuat jurnal Opening Balance
Mengisi Journal Name:

Isi Short Code dengan OPB kemudian Save:
Persiapan import journal entries
Masuk ke menu Accounting | Journal Entries:

Dari action yang ada pada Journal Entries pilih Import Records:
Upload file dan memilih sheet Balance Odoo
Klik Upload File:

Memilih file xlsx yang sudah kita siapkan:

Memilih sheet Balance Odoo:
Test dahulu kemudian import Balance Odoo
Sebelum kita import Balance Odoo silahkan test dengan klik tombol Test:

Setelah terlihat tidak ada masalah silahkan klik Import untuk journal OPB ini:

Tampak proses hasil import:
Posting jurnal entry
Hilangkan filter Posted:

Klik ke Journal OPB yang dihasilkan:

Kita kemudian Post journal OPB (Opening Balance) ini:

Tampak jurnal Opening Balance (OPB) sudah Posted:
Melihat general ledger yang dihasilkan
Masuk ke menu Reporting | General Ledger:

Tampak informasi general ledger yang dihasilkan:
Import customer receivables
Masuk ke menu Customers | Invoices:

Pada Customer Invoices ini silahkan klik action Import records:
Upload file untuk receivable
Klik Upload File:

Memilih file:

Memilih Receivables:
Test dahulu kemudian import Receivables
Klik test:

Setelah semua terlihat valid silahkan melanjutkan Import untuk Receivables ini:
Melihat customer -customer invoice yang dihasilkan
Memilih salah satu customer invoice hasil proses import:

Tampak Invoice Lines dengan Suspense Account:

Jurnal entri Account Receivables pada Suspense Account:
Posting Customer Receivables
Pada Customer Invoices silahkan select all kemudian Actions | Post Entries:

Konfirmasi Post Journal Entries:

Tampak customer invoices yang diimport dari receivables sudah Posted:
Masuk ke vendors bills
Masuk ke menu Vendors | Bills:

Dari vendor bills ini masuk ke action Import records:
Upload file untuk vendor payables
Klik Upload File:

Memilih file xlsx

Memilih sheet Payables:
Test dahulu kemudan import vendor payables
Klik Test:

Setelah semua terlihat valid silaklam klik Import untuk sheet Payables:

Tampak hasil import payables yang membentuk vendor payables:
Posting vendor bills
Pada Vendor bills yang merupakan hasil import sheet payables ini silahkan select all kemudian Post entries:

Tampak payables sudah Posted:
Melihat update pada general ledger
Menuju menu Reporting | General Ledger:

Tampak general ledger yang sudah diupdate pada Supplier:
Mengisi bank statement
Pada bank silahkan klik New Transaction:

Silahkan mengisi opening balance:
Rekonsiliasi bank untuk menghubungkan transaksi bank dengan outstanding receipt
Pada bank klik Reconcile Items:

Menghubungkan Bank dengan outstanding receipt terkait:

Validate rekonsiliasi:

Rekonsiliasi berhasil:
Melihat update general ledger
Masuk ke menu Reporting | General Ledger:

Tampak update informasi ledger pada Bank: