Piutang dagang merupakan aset lancar perusahaan. Setelah pelanggan membayar tagihannya maka aset kas akan bertambah. Aset kas inilah yang membiayai operasional perusahaan. Jika perusahaan tidak mempunyai cukup kas, maka perusahaan harus meminjam ke bank dan tentu saja akan ada biaya untuk membayar bunga bank. Tambahan biaya ini tentu akan mengurangi keuntungan perusahaan.
Melihat penjelasan di atas maka piutang dagang perlu diawasi agar cepat menjadi kas. Piutang dagang perlu diawasi supaya tidak disalahgunakan.
Piutang dagang memiliki kemungkinan disalahgunakan jika yang menagih dan menerima pembayaran adalah orang yang sama. Karyawan perusahaan dapat menerima pembayaran dari pelanggan, memasukkan ke rekening pribadi kemudian melakukan write-off terhadap pelanggan ini. Ini merupakan pencurian kas perusahaan.
Bisa juga dilakukan lebih rumit. Pembayaran pelanggan A masuk rekening pribadi, pembayaran pelanggan B dibukukan sebagai pembayaran pelanggan A, pembayaran pelanggan C dibukukan sebagai pembayaran pelanggan B, pembayaran pelanggan D dibukukan sebagai pembayaran C demikian seterusnya.
Perusahaan harus manjaga dan mangawasi aset-asetnya dan mencegah pencurian beserta penyalahgunaan aset-asetnya. Untuk mengawasi dan menjaga aset piutang dagang ini maka karyawan yang bertugas membuat tagihan tidak boleh ikut menerima pembayaran. Ada karyawan untuk menagih dan ada karyawan untuk menerima tagihan. Dengan cara ini maka pencurian kas perusahaan dapat dicegah.
Tetapi bagaimana jika kedua karyawan tersebut bekerja sama melakukan pencurian kas perusahaan. Perusahaan dapat melakukan langkah-langkah tambahan yaitu
- Pastikan pemisahan tugas
Pastikan petugas penagihan berbeda dengan petugas penerimaan pembayaran. - Hati-hati penetapan credit limit
Perlu langkah-langkah yang hati-hati dalam penetapan kredit limit pelanggan. Kredit limit pelanggan ini merupakan batas piutang pelanggan kepada perusahaan kita.
- Melakukan perputaran tugas.
Dengan cara ini kerjasama dapat dicegah. Pada cara ini juga jika ada kerjasama pencurian maka mempunyai kemungkinan terbongkar
- Wajib mengambil cuti.
Dengan mewajibkan pengambilan cuti, maka karyawan pengganti akan memeriksa pekerjaan rekan sebelumnya. Jika ternyata ada persengkokolan maka kemungkinan dapat diungkapkan. - SOP penagihan
Kembangkan SOP yang efektif penagihan supaya pelanggan cepat membayar. Perhatikan umur piutang dari pelanggan-pelanggan kita. Jaga supaya umur piutang tidak lama. - Penghargaan penagihan yang cepat
Perlu dipikirkan penghargaan kepada team penagihan jika pelanggan cepat membayar. Penghargaan tidak harus berupa uang tetapi pengakuan juga merupakan cara yang baik untuk memotivasi karyawan
- SOP write-off
Perusahaan perlu membuat SOP (Standar Operating Procedure) untuk penghapusan piutang pelanggan. Tujuannya adalah supaya aktivitas write-off dilakukan dengan sangat hati-hati.
Kunjungi www.proweb.co.id untuk menambah wawasan anda.