Aset merupakan bagian penting perusahaan. Aset yang dimiliki perusahaan inilah yang memungkin perusahaan dapat beroperasi secara terus menerus. Dengan aset yang dimiliki perusahaan maka perusahaan dapat membeli barang dari supplier, dapat membayar karyawan, dapat melakukan aktivitas penjualan yang menambah aset perusahaan demikian seterusnya.
Melihat pentingnya aset perusahaan, maka perlu dilakukan pengendalian-pengendalian untuk menjaga aset perusahaan. Pengendalian internal menjadi fokus pengendalian, karena pihak internallah yang memliki akses ke aset perusahaan.
Prinsip dari pengendalian internal adalah pemisahan tugas dari akses kepada set dan pencatatan aset. Karyawan yang melakukan operasi terhadap aset berbeda dengan karyawan yang melakukan pencatatan aset. Beberapa contoh pengendalian aset antara lain:
- Penagihan piutang pelanggan
Ada karyawan yang melakukan penagihan, ada karyawan yang menerima kas dan ada karyawan yang melakukan update terhadap piutang pelanggan - Pembayaran utang dagang
Ada karyawan yang mengurus tagihan dari supplier dan membuat rencana pembayaran, ada karyawan yang mengecek dokumen pembayaran, ada bagian kasir yang membayar pembayaran sesuai tagihan yang dilakukan supplier - Pembelian inventory
Ada karyawan yang membuat order pembelian, ada karyawan yang menerima barang, ada karyawan yang mengecek kesesuaian order pembelian – penerimaan barang – invoice vendor dan ada karyawan yang melakukan pembayaran kepada supplier setelah semua dilakukan pengecekan semua dokumen terkait
Pertukaran tugas
Pengendalian internal di atas masih ada celah yaitu jika ada kerjasama dari beberapa karyawan yang bekerja sama untuk melakukan kecurangan. Untuk mengatasi ini perusahaan bisa membuat aturan untuk pergantian tugas antara satu karyawan dengan karyawan lain misalnya setahun sekali. Dengan pertukaran tugas ini, maka akan memperkecil kemungkinan untuk membuat kerjasama kecurangan. Dengan pertukaran tugas ini, karyawan juga mempunyai wawasan lebih mengenai operasional perusahaan.
Tidak ada hubungan
Pertugas juga perlu menjaga agar tidak ada hubungan keluarga antara posisi-posisi dalam perusahaan. Bahkan ada perusahaan yang tidak memperbolehkan suami istri untuk bekerja dalam satu perusahaan.
Akses fisik
Pengamanan secara fisik juga diperlukan misalnya gudang inventory yang terkunci, ruang kas yang terkunci dan brankas yang kuat. Pastikan juga mengenai penanggung jawab dari kunci ruangan-ruangan penting tersebut.
Kamera CCTV
Penggunaan kamera CCTV juga penting untuk memberikan mental yang baik bagi karyawan untuk bekerja dengan baik. Kamera CCTV juga sangat membantu juga terjadi suatu kejadian luar biasa. Pastikan juga penyimpanan rekaman CCTV berada dalam ruangan yang sangat aman kalau perlu beda gedung.
Kunjungi www.proweb.co.id untuk menambah wawasan anda.