Rapat/Pertemuan/Meeting adalah hal yang penting dalam komunikasi bisnis. Sikap dan perilaku kita kadang-kadang bisa tampak buruk dan mempengaruhi penilaian klien terhadap image perusahaan kita.
Setiap orang dalam bisnis perlu memahami etiket meeting merupakan bagian penting dari komunikasi bisnis dan ada kebutuhan untuk mengikuti prosedur yang tepat agar perilaku profesional ada di dalamnya dan merupakan satu paket.
Berikut adalah hal-hal yang harus/boleh dan tidak boleh di lakukan:
- Tetapkan waktu dan tempat meeting jauh hari sebelum tanggal meeting. Hal ini menunjukkan bahwa kita menghormati waktu mereka. Tanyakan kehadiran orang-orang dari pihak klien dan agenda meeting agar kita juga lebih siap. Lakukan konfirmasi kehadiran menjelang hari yang ditentukan.
- Jangan mengajak orang yang tidak perlu menghadiri pertemuan/meeting. Karena ada kalanya klien mungkin merasa terganggu dan bertanya mengapa orang itu di undang.
- Busana meeting. Pakaian dan postur Anda menciptakan kesan sendiri. Berpakaianlah yang rapi dan sopan, rapikan kembali kerah kemeja, lengan, celana dan sepatu Anda.
- Tiba On time. Jangan biarkan klien menunggu. Jika Anda datang lebih awal, tanyakan apakah waktu meeting bisa di majukan, tetapi ada baiknya mengikuti agenda yang ada. Lakukan konfirmasi jika ada perubahan schedule atau terlambat.
- Perkenalkan diri Anda dan rekan Anda. Lakukan kontak mata dan tersenyum.
- Matikan ponsel, tempatkan pada bergetar saja.
- Nyalakan laptop, tampilkan slide bahan meeting saja. Letakkan buku catatan/perekam saja dan singkirkan barang lainnya seperti hp. Jangan membaca email, memo, PDA, sms. Jangan membawa pembicaraan menyimpang dan melakukan hal-hal yang mengganggu konsentrasi pembicara. Memutar penjepit kertas, bolpoin dan mencoret-coret memberikan kesan bahwa anda benar-benar tidak peduli.
- Buat diri Anda siap.
- Hindari bahasa kasar.
- Jangan interupsi. Jadilah pendengar yang baik. Biarkan rekan kita atau klien kita menyelesaikan pembicaraannya. Selain sopan, sikap tersebut juga menunjukkan bahwa kita menghormati setiap pembicaraan, jadi pasti ada gilirannya.
- Jika Anda sudah berencana ingin meninggalkan meeting dari awal/ di waktu tertentu sebaiknya informasikan kepada klien dari awal dan mohon maaf sebelumnya atas ketidaknyamanan yang mungkin ditimbulkan.
- Jika minuman/makanan tersedia di meja Anda, usahakan setelah klien menawarkan baru Anda minum/makan. Minum dan makanlah pelan-pelan jangan memperlihatkan bahwa Anda sungguh kehausan dan kelaparan.
- Buang kertas dan botol/kaleng minuman Anda sendiri. Jangan berasumsi bahwa ada orang lain yang membersihkan kotoran yang telah Anda hasilkan.
Ingatlah untuk melakukan meeting yang tepat dan profesional dengan sikap dan perilaku yang sopan. Mengadopsi tata krama yang baik dapat membantu setiap meeting berjalan lancar dan memungkinkan Anda membuat kesan yang baik dan profesional pada orang lain.
Kunjungi www.proweb.co.id untuk menambah wawasan anda.