Dalam pemetaan proses bisnis (process business mapping), pengumpulan data merupakan proses yang sangat menentukan keberhasilan proses pemetaan. Jika data yang dikumpulkan merupakan data yang salah maka peta proses bisnis yang dihasilkanpun akan salah juga seperti dalam istilah garbage in, garbage out.
Pengumpulan data/informasi dalam pemetaan proses bisnis biasanya dimulai dengan wawancara setiap staf terkait mengenai apa saja yang dilakukannya. Keberhasilan wawancara ditentukan oleh kesiapan pewawancara dan terwawancara. Jika keduanya dalam kondisi siap dan kondisi lain antara lain waktu yang cukup, suasana wawancara yang nyaman juga mendukukung maka kemungkinan proses pengumpulan data dapat berlangsung lancar.
Hal yang lebih baik adalah jika ada kebiasaaan setiap karyawan memberikan job report yang merupakan laporan tertulis aktivitas harian. Dan tentu saja job report ini harus dimasukkan ke dalam software/perangkat lunak untuk memudahkan analisa.
Dengan adanya job report yang sudah ada, maka team yang bertugas membuat pemetaan bisnis proses tinggal mewawancarai manager dari departemen yang bersangkutan untuk melihat garis besarnya kemudian membaca job report untuk melihat proses detailnya.
Dengan dibantu software, maka staf yang bertugas di pemetaan proses bisnis ini akan mempunyai gambaran detail dan keseluruhan dari bisnis proses kemudian akan membuat pengelompokan untuk membuat pemetaan proses bisnis.
Setelah pemetaan proses bisnis selesai dilakukan, langkah selanjutnya adalah membuat SOP (Standard Operating Procedure). Perusahaan yang memperhatikan aspek-aspek ini akan lebih mudah mengelola untuk meningkatkan faktor ekonomis, efektif dan efisien.
Kunjungi www.proweb.co.id untuk menambah wawasan anda.