Untuk membuat rapat yang berhasil kita harus merancang rapat yang akan diadakan. Keberhasilan suatu rapat sangat dipengaruhi oleh persiapannya. Persiapan yang baik akan membuat rapat menjadi efektif dan anggota rapat juga tidak jenuh, sebaliknya rapat yang tidak dipersiapkan akan membuat peserta rapat menjadi jenuh dan rapat menjadi tidak produktif.
Persiapan yang matang menyebabkan rapat berlangsung secara cepat, sebaliknya tidak adanya persiapan membuat rapat menjadi lama dan tidak terkendali. Beberapa persiapkan yang harus dilakukan adalah
- Tujuan rapat
Rapat harus mempunyai tujuan yang jelas. Ini akan memberikan arahan bagi peserta rapat - Agenda rapat
Agenda rapat juga harus jelas supaya setiap peserta rapat mempunyai kesiapan secara pengetahuan dan mental - Persiapkan kemungkinan pemikiran yang akan terjadi.
Jika rapat akan membahas suatu solusi dari masalah tertentu, pemimpin rapat harus mempunyai gambaran-gambaran dari kemungkinan solusi yang ada.
Salah satu hal yang membuat rapat membosankan adalah adanya diskusi yang tidak ada ujung pangkal karena pemimpin rapat tidak mempersiapkan kemungkinan-kemungkinan dengan baik. Semakin baik persiapan rapat, maka raoat akan makin efektif - Tentukan hal-hal apa yang akan disampaikan kepada peserta rapat sebelum dimulai.
Mungkin ada hal-hal yang perlu dipelajari dahulu peserta rapat sebelum datang ke rapat. Mungkin peserta rapat harus mempelajari suatu spesifikasi produk baru sebelum datang ke rapat mengenai produk baru yang akan dipresentasikan - Tentukan siapa pesertanya dan waktu yang tepat
Perhatikan waktu yang tepat supaya sebagian peserta dapat hadir. Sedapat mungkin hindari reschedule rapat karena akan menurunkan citra rapat. Ada baiknya melihat dari jadwal perencanaan waktu dari masing-masing peserta rapat.
Kunjungi www.proweb.co.id untuk menambah wawasan anda.
Mempersiapkan rapat