Dalam mengembangkap SOP (Standard Operating Procedure) yang baik, kita harus mendahuluinya dengan pemetaan proses bisnis atau Business Process Mapping. Sebelum menyusun pemetaan proses bisnis ini kita harus menetapkan tujuan supaya kita memiliki arahan yang jelas mengenai aktivitas ini.
Tujuan ini minimum ada 3 hal yaitu
- Meningkatkan kualitas layanan kepada pelanggan
Tujuan dari pemetaan proses bisnis ini harus mencakup ini, karena secara keuangan perusahaan hidup karena pelanggan yang setia. Jika tujuan ini tidak tercakup, maka ada kemungkinan pemetaan bisnis proses akan sia-sia - Meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja
Dengan proses bisnis yang terdokumentasi dengan baik maka staf-staf dalam perusahaan memiliki arahan bagaimana seharusnya dia bekerja. - Mengantisipasi berbegai hal yang mungkin dihadapi perusahaan
Untuk membuat bisnis proses ini kita harus membuat proses bisnis secara global, kemudian dibuat detail dan semakin detail lagi. Pemetaan bisnis proses ini harus dibuat secara visual dengan diagram sesuai dengan standar yang bisa dipahami secara luas. Software seperti Microsoft Visio sangat dianjurkan dipakai untuk dokumentasi proses bisnis ini.
Petugas yang diberi tanggung jawab ini harus memiliki gambaran besar seluruh bisnis proses yang berlangsung di perusahaan. Ia kemudian mencoba menuangkan dalam sebuah peta besar dan kemudian mencoba membuat lebih detail. Langkah selanjutnya adalah melakukan wawancara dengan staf-staf yang menguasai detail proses-proses bisnis yang telah disusun. Terwawancara akan dimintai menjelaskan proses bisnis yang dia jalani tanpa membuka peta proses bisnis yang telah dia buat. Dari informasi ini dia terus akan menyempurnakan peta proses bisnis yang telah dibuat.
Dalam keseharian, petugas yang bertanggung jawab terhadap pemetaan proses bisnis ini harus peka terhadap situasi-situasi yang mungkin dihadapi perusahaan. Ia kemudian mewancarai staf yang paling mengerti mengenai isu tersebut.
Pembuatan peta proses bisnis adalah proses yang harus terus menerus diperbarui sesuai dengan situasi yang mungkin bisa berubah.
Kunjungi www.proweb.co.id untuk menambah wawasan anda.