Rapat merupakan aktivitas bersama yang melibatkan banyak orang dengan berbagai latar belakang. Latar belakang ini yang terutama meliputi kepentingan, motivasi dan juga keahlian yang dimilikinya. Dalam mengadakan maupun mengikuti rapat kita harus mengetahui aspek ini. Aspek inilah yang disebut psikologi rapat.
Setiap orang yang mengikuti rapat ada kemungkinan memiliki kepentingan yang berbeda-beda. Kepentingan itu bisa sejalan dengan tujuan dari agenda rapat ataupun bertentangan ataupun juga tidak terkait. Ada orang yang datang ke rapat karena memang ingin berpartisipasi dalam rapat, ada yang datang karena harus, ada yang ingin memamerkan kemampuan, atau ada juga yang ingin menjatuhkan salah satu peserta rapat.
Pemimpin rapat harus peka terhadap kepentingan dan motivasi yang tidak terkait dengan rapat. Pembicaraan yang keluar dari rapat karena motivasi dan kepentingan yang tidak terkait dengan rapat menyebabkan pembicaraan rapat menyimpang ke pokok pembicaraan dan menghabiskan waktu rapat. Dalam situasi ini pemimpin rapat harus dapat memotong pembicaraan dan mengembalikan pokok pembicaraan ke agenda rapat.
Ada juga peserta rapat yang ingin menonjolkan diri. Jika menonjolkan diri ini memakai waktu yang lama, maka juga akan memboroskan waktu rapat. Aturan menggunakan waktu juga juga harus dipersiapkan untuk mengantisipasi seorang peserta rapat yang mendominasi rapat.
Ada juga peserta yang berusaha menjatuhkan peserta lainnya karena suatu persoalan yang mungkin telah ada sebelum rapat. Jika ini terjadi, maka diskusi menjadi tidak objectif karena menjadikannya debat kusir. Dalam kasus ini pemimpin rapat harus bijaksana menjadi penengah keduanya dan mengembalikan rapat ke koridor yang benar.
Pemimpin rapat harus memahami psikologi rapat untuk bisa melihat diskusi secara jernih. Peserta rapat juga sebaiknya mengerti mengenai psikologi rapat supaya bisa mengikuti rapat dengan efektif.
Kunjungi www.proweb.co.id untuk menambah wawasan anda.