Import Opening Balance pada Aplikasi Accounting Odoo ERP

Dalam melakukan migrasi aplikasi lain ke aplikasi Accounting Odoo ERP kita akan melakukan pemindahan saldo akhir aplikasi lama menjadi saldo awal aplikasi Accounting Odoo ERP. Di sini kita perlu melakukan export balance dari aplikasi lama kemudian melakukan import ke aplikasi Accounting Odoo ERP.

Import opening balance pada aplikasi Accounting Odoo ERP adalah seperti pada penjelasan-penjelasan berikut ini

Memilih akhir periode aplikasi lama

Waktu pemilihan cut off aplikasi lama ke aplikasi baru bisa dilakukan dalam waktu-waktu tertentu misalnya akhir periode akuntansi atau akhir masa pajak.
Import customer balance dan vendor balance

Kita akan melakukan import masing-masing customer balance dan dan masing-masing vendor balance dan kemudian masuk ke General Ledger.

Supaya balance dalam pembukuan maka akan ada jurnal item untuk Suspense account yang merupakan selisih dari Receivable dan Payable seperti pada gambar di atas.

Gambar di atas merupakan zoom untuk angka-angkanya.
Opening balance spreadsheet
Pengisian tiap baris adalah debit atau credit, tidak boleh keduanya

Pengisian pada jurnal item pada tiap baris spreadsheet harus debit saja atau credit saja tidak boleh kedua-duanya diisi.
Pengisian tidak boleh ‘nol’

Pengisian jurnal item pada spreadsheet juga tidak boleh mengisikan nol pada debit atau creditnya.
Menuju Configuration Journal

Kita kemudian masuk ke aplikasi Accounting dan masuk ke menu Configuration | Journals.

Kita kemudian melanjutkan dengan CREATE Journals.
Membuat journal

Kita kemudian membuat Journal baru dengan Type Miscellaneous.

Kita memberikan Short Code dengan OPB yang berarti Opening Balance.
Saldo akhir aplikasi lama

Tampak saldo akhir perusahaan yang akan dimasukkan ke aplikasi Accounting Odoo ERP.
Menuju Journal Entries | Import Records

Kita melanjutkan masuk ke menu Accounting | Journal Entries.

Kita kemudian masuk ke Favorites | Import records.
Import Record Balance Odoo

Kita memasukkan sheet Balance Odoo ke Accounting Odoo ERP.

Kita kemudian melanjutkan dengan Upload File seperti pada gambar di atas yang bisa diakses dari aplikasi Accounting pada menu Accounting | Journal Entries | Favorites | Import Records.

Kita kemudian memilih spreadsheet kita seperti pada gambar di atas.

Kita melanjutkan memilih sheet Balance Odoo. Untuk Account name kita tidak akan import.

Sebelum melakukan import kita perlu TEST dahulu.

Tampak hasil test bagus dan kita melanjutkan dengan IMPORT.

Tampak informasi satu jurnal entry yang terdiri dari beberapa jurnal item berhasil diimport. Kita melanjutkan ke detail.

Tampak jurnal item dari jurnal entry tersebut.
Import Record Client

Pada file Excel yang sama kita akan melanjutkan import saldo Receivable dari masing-masing client. Gambar di atas adalah tampilan dalam spreadsheet.

Kita kemudian melanjutkan dengan upload lagi dokumen Excel tersebut.

Kita kemudian memilih sheet Clients.

Kita melakukan TEST dulu sebelum melakukan IMPORT.

Tampak ada error bahwa ada record yang belum ada.

Untuk record yang belum ada kita dapat melakukan Prevent import, Set value as empty, atau Create new values.

Kita kemudian memilih ‘Create new values’ saat ‘When a value cannot be matched’, kemudian melakukan TEST.

Test berhasil dengan baik, kita kemudian melakukan IMPORT.

Tampak ada satu jurnal entry dengan beberapa jurnal item yang berhasil diiimport. Kita kemudian melihat detil seperti pada gambar di atas.

Tampak jurnal-jurnal item yang berhasil diimport.
Import Record Vendor/Suppliers
Kita kemudian akan melakukan import Payable balance dari masing-masing vendor/supplier seperti pada spreadsheet di atas.

Kita kemudian mengupload seperti pada gambar di atas.

Kita memilih sheet Suppliers untuk mengimport Payable vendor ini.

Kita melanjutkan dengan TEST.

Tampak ada Vendor yang belum ada dan kita memilih ‘Create new values’. Kita kemudian melakukan TEST.

Tampak hasil test baik, dan kita melanjutkan dengan IMPORT.

Tampak kita berhasil mengimport satu jurnal entry yang berisi beberapa jurnal item. Kita kemudian melihat detil dari jurnal entry ini.

Tampak jurnal-jurnal item dari jurnal entry tersebut.
Posting journal

Pada menu Journal Entries kita kemudian memilih jurnal-jurnal entry tersebut dan melakukan Action | Post entries.

Kita kemudian mengkonfirmasi mengenai POST JOURNAL ENTRIES tersebut.