Implementasi Odoo ERP yang Tepat Waktu dan Sesuai Anggaran

Dalam melakukan implementasi Odoo ERP kita perlu menyusun strategi agar kita dapat melakukan impelementasi tersebut sesuai dengan anggaran dari klien dan juga waktu yang digunakan. Dari sisi vendor kita perlu menjaga agar waktu yang kita curahkan sesuai dengan anggaran yang diberikan oleh klien. Dari sisi klien tentu agar anggaran yang sudah dikeluarkan klien bermanfaat sesuai harapan klien. Di sini vendor perlu untuk mengelola harapan klien dan mengarahkan agar harapan klien bisa disesuaikan dengan apa yang sudah disediakan Odoo dan menghindari kustomisasi. Usahakan menjalankan Odoo standar dulu, kemudian pecah kustomisasi ke dalam project-project kecil. Hindari membuat project Odoo sangat besar yang memerlukan waktu implementasi yang panjang.

Saat ini kita belajar dari video pembelajaran Odoo yang ada di https://www.youtube.com/watch?v=leckfEiVxZ8 .

Secara umum fase-fase pengerjaan implementasi Odoo adalah seperti gambar di bawah ini

Langkah-langkah implementasi Odoo berjalan on time dan on budget adalah

Membuat rencana before dan after

Gambar di atas adalah sebuah perusahaan yang menggunakan berbagai aplikasi yang terpisah di mana perlu update manual antara satu aplikasi dengan yang lain. Sangat terasa bagaimana melelahkannya melakukan update manual antara aplikasi.

Dengan menggunakan Odoo ERP maka semua aplikasi terintegrasi satu dengan yang lain.
Strategi supaya on time

Di sini strategi supaya implementasi Odoo dikerjakan tepat waktu atau on time
a. Target laporan keuangan yang bersih adalah tahun fiskal yang baru.
Sebelum memasuki tahun fiskal yang baru, aktivitas implementasi pada tahun fiskal saat merupakan latihan menggunakan program secara baik dan akurat hingga akhir tahun fiskal, sehingga pada tahun fiskal yang baru data laporan akuntansi adalah data keuangan yang bersih. Pada implementasi ini semua staf sudah mendapatkan pelatihan dan dapat menggunakan program dengan baik.

b. Aplikasi inventory sudah siap dan semua karyawan sudah ditraining dengan baik sebelum stock opname akhir tahun.
Setelah stock opname akhir tahun dilakukan dengan baik maka data inventory pada awal tahun fiskal adalah data yang akurat.

c. Kita juga harus memperhitungkan hari-hari libur atau hari-hari sibuk misalnya adanya pameran dalam melakukan implementasi.
Dengan demikian kita perlu membuat detil rencana tiga bulan ke depan dengan memperhitungkan hari libur dan juga hari sangat sibuk.
Usahakan membuat jangka implementasi sependek mungkin dan usahakan jangan molor ataupun molor sependek mungkin.

d. Bandingkan sistem lama dengan sistem baru Odoo
Kita tentu menginginkan supaya klien menghentikan program yang lama dan menggunakan Odoo.
Usahakan supaya trial balance sistem yang lama sama dengan sistem yang baru untuk memastikan Odoo berfungsi dengan baik dan migrasi dapat berjalan lancar.

e. Perlu penjadwalan Zoom mingguan untuk memastikan project berjalan dan maju dengan baik.
Untuk menjaga agar implementasi dapat diselesaikan sesuai deadline maka perlu koordinasi mingguan menggunakan Zoom dengan dengan CEO untuk membahas progress dari implementasi.
Kita dapat menjadwalkan misalnya setiap hari Senin jam 13.00 – 14.00
Strategi supaya on budget

Strategi supaya implementasi Odoo ERP on budget
a. Custom pack 100 jam cukup untuk mengerjakan fase 1.
Fase 1 ini bersifat implementasi aplikasi-aplikasi core.
Pada tahap ini perlu pengertian yang jelas di klien bahwa anggaran sudah disetujui, harapan dari klien dimengerti dengan jelas dan tidak ada kustomisasi.

b. Sampaikan kepada klien sejak awal bahwa kustomisasi membutuhkan jam-jam tambahan berdasarkan jumlah aplikasi dan pengguna sehingga kita menyampaikan kepada klien sejak awal bahwa tidak ada kustomisasi.
Di sini perlu penekanan mengenai tanggung jawab pengguna untuk dapat menggunakan aplikasi dengan baik. Mulai gunakan aplikasi, jika seiring berjalannya waktu penggunaan misalnya 6 bulan penggunaan ternyata membutuhkan kustomisasi, maka akan dibuat analisa cost benefit dari kustomisasi ini.

c. Gunakan aplikasi timesheets logs untuk melakukan tracking project history dan time consumption
Adanya timesheet logs ini yang memiliki catatan bagaimana kita menggunakan waktu untuk mengerjakan project ini sehingga membangun transparansi dan kepercayaan dari SPOC (Single Point of Contact) dari klien.

d. Hindari meeting yang tidak terencana.
Pastikan selalu ada agenda meeting yang terencana dan meeting tidak melebihi 1 jam dari yang direncanakan.
Setiap meeting harus selalu sesuai dengan agenda dan efektif dalam penggunaan waktu.
Agenda perlu disampaikan 2 hari sebelum meeting.
Di sini kita perlu memiliki time management yang baik.

e. Gunakan online learning seperti video cara pemakaian program yang disediakan Odoo.
Hindari training secara langsung.f. Gunakan yang standar dari Odoo, hindari pemecahan masalah dengan kustomisasi khususnya di mana ide terus berkembang.
Menggunakan yang standar berarti tidak ada maintenance cost dan aplikasi dapat cepat digunakan sehingga dapat menghemat waktu dan biaya.

g. Pilih melalukan konfigurasi dan training daripada history import.
Fokuskan kepada penggunaan aplikasi Odoo dan workflow Odoo dan jangan terjebak kepada cara history dari setiap pelanggan karena kita tidak dapat memahami 100% history pelanggan.
Faktor sukses 1: SPOC (Single Point of Contact)

Faktor sukses yang pertama adalah mendapatkan SPOC (Single Point of Contact) yang tepat. SPOC ini merupakan super key user yang mengerti seluruh proses bisnis perusahaan. Kita hanya perlu berhubungan dengan SPOC saja setiap kali meeting penting, sebab meeting dengan banyak orang untuk hal yang krusial akan bisa menyebabkan banyak pemikiran dan memakan waktu yang lama. Di sini SPOC harus bisa memutuskan hal-hal yang krusial di dalam perusahaan klien sendiri dan hasilnya disampaikan kepada kita.

Supaya implementasi Odoo ERP ini dapat berjalan dengan lancar maka SPC harus memiliki kriteria
a. Mengerti 100% business flow dan project requirements
b. Memiliki otoritas membuat keputusan
c. Berkomitment melakukan Zoom meeting satu jam setiap minggu untuk melakukan koordinasi
d. Mengerti apa saja yang akan dikerjakan tiap minggu berkaitan dengan implementasi Odoo.
e. Berkomitmen menjadi internal Odoo Expert dan menjadi trainer untuk end user.
Di sini kita melakukan training kepada SPOC, dan SPOC menjadi trainer untuk end user.
Kita melakukan transfer knowledge kepada SPOC, dan SPOC yang melakukan transfer knowledge ke end user.
Sebagai contoh SPOC ini harus menguasai bagaimana melakukan import data lama dan bisa mentraining user untuk melakukan import.
f. SPOC ini didukung oleh semua staf dalam semua departemen

Enam kesalahan yang mungkin terjadi pada SPOC adalah
a. Tidak melakukan testing atau training kepada end user.
Yang benar adalah user harus ditraining oleh SPOC dan melakukan testing misalnya membuat tagihan dan melihat jurnal entrynya

b. Menyerahkan tugas ke key user dan langsung memforward ke kita
Yang benar adalah SPOC melakukan filtering informasi dari key user manakah yang sesuai dengan scope project ini.c. Menunda Go Live karena alasan tertentu misalnya takut adanya kesalahan.
Yang benar adalah segera melakukan Go Live karena secara change management makin cepat perubahan akan makin baik karena kalau ditunda-tunda maka karyawan-karyawan cenderung malas melakukan perubahan

d. Menghentikan implementasi karena kustom development dihentikan
Yang benar adalah terus melakukan implementasi meskipun ada penudaan kustom development. Itulah mengapa untuk implementasi awal adalah tanpa kustomisasi tetapi banyak melakukan konfigurasi.

e. Mengubah prioritas pada saat-saat terakhir
Yang benara adalah prioritas sudah ditentukan sejak awal project dan tidak boleh diubah pada saat-saat terakhir.

f. Menbuat ulang ERP lama ke dalam Odoo
Odoo memiliki keunikan sendiri dengan demikian ERP lama belum tentu bisa diubah ke Odoo.

Sponsor ini merupakan orang penting perusahaan yang memiliki wewenang mengarahkan perusahaan.
Kesalahan yang mungkin terjadi pada sponsor adalah
a. Tidak terlibat pada presales
b. Tidak memilih staf yang kompeten sebagai SPOC
c. Tidak memilih rekan teknis untuk SPOC
d. Tidak tertarik selama project berjalan
e. Menganggap remeh change management
f. Tidak sejak awal menetapkan kesulitan penting yang dihadapi perusahaan secara jelas
Factor sukses 2: Pareto 80/20

Dalam pareto ini biasanya 80% waktu digunakan untuk mengerjakan 20% dari project yang masuk kategori prioritas. Dengan demikian maka sangat penting menentukan bagian project yang lebih diprioritaskan.
Perlu ditekankan bahwa complete sebaiknya tidak perlu complex.
Untuk data migrasi sebaiknya memprioritaskan data 6 bulan pertama implementasi.

Jadi kita perlu mengetahui fitur apa terpenting apa yang dibutuhkan, membuat target prioritas dan merencanakan migrasi data.
Factor sukses 3: Gunakan Odoo Standard hindari custom development

Di sini kita perlu mengejar Go Live secepatnya.
Pastikan biaya implementasi terjangkau dengan menggunakan modul standar tanpa kustomisasi.
Standar modul berarti lebih murah, lebih cepat, lebih mudah, lebih sustainable dalam jangka panjang, support 24 jam oleh Odoo, dan jika ada masalah maka perbaikan bugs dilakukan oleh Odoo.
Usahakan proses bisnis sesederhana mungkin, jangan berbelit-belit supaya implementasi dapat cepat dikerjakan dan klien cepat menerima manfaat.

Jika ada kustomisasi baiknya maka ada baiknya project dibagi dua step
a.Implementasi standar Odoo, Live dan selesaikan pembayaran
b. Customisasi, Live dan selesaikan pembayaran
Faktor sukses 4: segere go live

Di sini kita harus memastikan:
a. Semua departement pernah dilatih sekali
b. Business flow sudah ditest dengan baik
c. Key user harus mencoba dengan teliti untuk memastikan semua proses berlangsung dengan baik
d. Mereview hal-hal yang belum selesai

Di sini kita
a. Jangan melakukan live semua departemen dan semua functional secara .
Live bisa dilakukan per department atau per functional area.
Pastikan setiap functional atau departemen sudah dilakukan analisa, studi kelayakan, memiliki planning, sudah dilakukan training, sudah ada validasi dari semua functional dan import data sebelum functionality tersebut Go Live.
Di sini perlu Kick Off Meeting minimal dua kali yaitu sebelum project dan sebelum go Live.
b. Jangan menunda Live karena takut perubahan
c. Jangan terlalu banyak kustomisasi, sebaiknya project dibagi 2 yaitu project 1 Odoo standard, project 2 Kustomisasi Odoo.

Di sini kita dapat memulai live misalnya dengan urutan
a. Fase 1 : CRM Live duluan di mana client dapat mengirimkan quotation untuk memulai sales proses, dan juga dapat mengirimkan invoice ke pelanggan. Di sini kita belum melakukan pengiriman barang melalui Odoo, belum melakukan manajemen stok.
b. Fase 2: Inventory Live, di mana kita melakukan live untuk stoack opname, sales delivery dan juga purchase receipt.
c. Fase 3: Accounting dan Point of Sales Live