Kita mengetahui bahwa inventory merupakan aset yang penting bagi perusahaan untuk mendapatkan pendapatan. Dengan demikian pengawasan dan penjagaan aset inventory perlu diperhatikan agar tidak terjadi pencurian inventory perusahaan.
Untuk mengawasi pengeluaran barang dari gudang maka perlu ada pengawasan antara satu karyawan dengan karyawan lain. Dengan demikian maka untuk pengeluaran barang dari gudang harus melibatkan minimal dua orang untuk mengurangi kemungkinan pencurian inventory oleh karyawan.
Melihat kebutuhan di atas maka sistem informasi akuntansi dapat meracang agar pengeluaran barang dapat dilakukan jika melibatkan staf gudang dan kepala gudang. Pengawasan juga dapat ditambahkan dengan melibatkan petugas security dalam pengecekan surat pengeluaran barang.
Proses bisnis pengeluaran barang dari gudang adalah sebagai berikut
- Staf gudang melakukan entry
Staf gudang melihat sales order kemudian menyiapkan barang untuk dikirim dan memasukkan aktivitas ini ke dalam sistem informasi akuntansi.
- Kepala gudang menyetujui
Kepala bagian gudang mengecek barang dikirim kemudian melakukan approval pengeluaran gudang dan mencetak surat jalan.
- Surat jalan hanya bisa discan satu kali
Barang kemudian dibawa ke bagian security untuk dilakukan scan surat jalan. Di sini sebuah surat jalan hanya bisa discan satu kali. Jika discan lagi akan muncul error.
- Pengiriman oleh bagian delivery
Setelah dicek oleh bagian security maka barang dibawa ke bagian pengiriman untuk dikirimkan kepada pelanggan
Dengan cara di atas maka kemungkinan penggelapan aset perusahaan akan sangat dipersulit karena penggelapan aset perusahaan hanya dapat dilakukan oleh ketiga karyawan bersama-sama. Selama satu orang karyawan tersebut jujur maka penggelapan aset perusahaan tidak akan dapat dilakukan. Kemudian tentu akan memunculkan bagaimana jika ketiga karyawan ini memang sepakat melakukan penggelapan ?
Untuk memperkecil peluang ketiga karyawan melakukan penggelapan maka perusahaan dapat membuat kebijaksanaan
- Cuti harus diambil
Pada saat cuti maka pekerjaan seseorang akan digantikan oleh karyawan lain. Karyawan yang menggantikan ini dapat memeriksa seandainya ada hal-hal yang mencurigakan dan dapat dilaporkan ke manajemen.
- Rotasi pekerjaan
Pada rotasi pekerjaan ini maka pekerjaan seorang karyawan akan digantikan oleh karyawan yang lain. Seperti halnya kewajiban cuti yang harus diambil maka kebijaksanaan ini juga memberikan kesempatan kepada karyawan yang menggantikan ini untuk memeriksa pekerjaan karyawan sebelumnya.
Kunjungi www.proweb.co.id untuk menambah wawasan anda.
