Pada saat team penjualan memasukkan data penjualan ke dalam sistem informasi akuntansi maka sistem informasi akuntansi yang baik akan menampilkan informasi mengenai jumlah barang yang tersedia untuk dijual atau dalam bahasa Inggrisnya disebut available inventory. Available inventory ini merupakan barang yang tersedia untuk dijual pada saat akan dilakukan sales order entry.
Available inventory ini adalah jumlah fisik barang yang ada di gudang dikurangi dengan jumlah yang sudah dibooking dalam sales order yang telah disahkan dan belum dikirimkan kepada pelanggan.
Secara matematis,
quantity available inventory =quantity on hand – quantity ordered in sales order yang belum dikirimkan.
Jika quantity available inventory tidak cukup untuk memenuhi pesanan pelanggan maka informasi ini secara otomatis akan dilihat oleh bagian pembelian ataupun bagian produksi.
Jika available inventory ini tidak cukup memenuhi pemesanan pelanggan dan merupakan barang yang dipesan dari supplier maka bagian pembelian dapat segera memesan barang kepada pelanggan.
Kemudian jika barang yang dipesan pelanggan ini merupakan bagian yang diproduksi di dalam perusahaan, maka bagian produksi dapat membuat jadwal produksi untuk membuat barang sesuai dengan pesanan para pelanggan.
Tentu saja setelah barang yang dipesan pelanggan telah memenuhi jumlah yang cukup untuk dikirimkan baik berasal dari pembelian ke supplier maupun aktivitas produksi maka bagian pengiriman akan mengirimkan barang kepada pelanggan dengan membuat delivery order. Proses ini pengiriman barang ini kemudian dilanjutkan dengan invoicing atau penagihan dan dilanjutkan dengan pembayaran dari pelanggan kepada perusahaan.
Itulah penjelasan singkat mengenai pengecekan available inventory yang diperlukan saat sales order entry untuk memberi informasi kepada pelanggan mengenai kepastian pengiriman barang kepada pelanggan.
Kunjungi www.proweb.co.id untuk menambah wawasan anda.
