Pengiriman barang dan penagihan pembayaran dari pelanggan merupakan bagian dari siklus penerimaan atau revenue cycle. Untuk penjagaan aset perusahaan terhadap penyalahgunaan wewenang maka sebaiknya antara bagian pengiriman dan penagihan harus dipisah. Jika tidak dipisah maka bisa terjadi penyalahgunaan wewenang mengenai pembayaran pelanggan yang seharusnya diterima perusahaan.
Untuk menahan berbagai godaan yang mungkin dialami oleh bagian pengiriman barang maka jangan memberikan informasi harga dari barang yang dikirim dari perusahaan kepada pelanggan. Biarkan bagian pengiriman hanya melihat nama barang, kode barang, spesifikasi barang dan jumlah barang yang dikirim. Sangat disarankan untuk tidak menuliskan harga barang pada surat pengiriman barang.
Bagian penagihan juga harus dipisahkan dengan bagian pengiriman supaya tidak ada penggelapan dana. Dengan demikian bagian pengiriman hanya bertanggung jawab kepada pengiriman. Pada saat barang dikirim maka akan mengupdate sistem informasi akuntansi dan akan menggerakkan bagian penagihan untuk membuat tagihan. Dengan pemisahan bagian pengiriman dan penagihan ini maka akan mencegah penggelapan penerimaan kas perusahaan.
Berkaitan dengan pengamanan aset perusahaan dari kas yang diterima dari pelanggan ini maka bagian penerimaan kas harus juga dipisahkan dari bagian penagihan. Dengan demikian maka setiap penerimaan kas akan diterima oleh bagian kas dan kemudian diposting sesuai tagihan, kemudian bagian penagihan akan terus menagih pelanggan yang belum membayar tentunya. Kalau bagian penerimaan dan penerimaan kas sama, maka bisa saja bagian bagian penagihan ini menerima pembayaran dari pelanggan tetapi tidak segera diposting atau malah tidak diposting sama sekali, kemudian tidak menagih pelanggan tersebut tetapi kas tidak pernah masuk ke perusahaan.
Itulah penjelasan mengenai pentingnya pemisaha bagian pengiriman, penagihan dan penerimaan kas dalam rangka menjaga aset kas yang diterima perusahaan. Tentu saja kita tetap memperhatikan aspek biaya dan manfaat jangan sampai biaya yang dikeluarkan melebihi aset yang diselamatkan.
Kunjungi www.proweb.co.id untuk menambah wawasan anda.
