Kas adalah aset paling cair dalam perusahaan oleh karena itu perusahaan harus menjaga dengan ketat untuk mencegah pencurian atau penyalahgunaan kas perusahaan. Dengan demikian kita harus merancang sistem informasi akuntansi agar pengeluaran kas dapar terjadi jika melibatkan dua karyawan atau lebih. Perusahaan harus dapat merancang agar pengeluaran kas melibatkan dua karyawan di mana seorang karyawan menyiapkan segala sesuatu dan seorang karyawan hanya melakukan approval saja setelah melakukan pengecekan.
Untuk sistem pengeluaran kas yang ada purchase invoicenya dapat digunakan empat jenjang yaitu:
- Memasukkan invoice atau tagihan
Bagian keuangan akan meneliti apakah tagihan sesuai dengan purchase order dan apakah barang yang diterima sudah sesuai dengan yang ditagihkan. Jika sudah sesuai maka bagian keuangan akan memasukkan tagihan purchase invoice ini.
- Approval invoice atau tagihan
Atasan kemudian mengecek ulang dan melakukan approval mengenai purchase invoice yang sudah dimasukkan ke dalam sistem informasi akuntansi.
- Penyiapan pembayaran
Staf bagian pembayaran akan menyiapkan hal-hal yang diperlukan dalam pembayaran. Setelah menyiaplan maka kemudian melakukan proses bisnis ‘issue payment request’. Jika menggunakan metode transfer bank maka staf ini akan membuat transaksi dengan status draft.
- Menjalankan pembayaran dan melakukan approval
Bendahara kemudian akan melakukan pembayaran sesuai dengan apa yang telah dipersiapkan oleh staf sebelumnya. Jika pembayaran menggunakan transfer bank, maka ia hanya melakukan approval saja dan tidak dapat membuat transaksi yang baru. Setelah melakukan pembayaran maka kemudian memasukkan ke sistem sebagai issue payment
Sedangkan pengeluaran kas atau cashout yang tidak menggunakan invoice prosesnya sebagai berikut:
- Pengajuan
Staf atau karyawan dari departemen lain dapat memasukkan pengajuan penggantian mengenai pengeluaran yang telah atau akan dikeluarkan. Staf akan memasukkan kemudian setelah setelah data yang diperlukan lengkap maka dia akan melakukan request approval
- Approval
Atasan dari departemen yang bersangkutan akan melakukan approval.
- Penyiapan pembayaran
Bagian keuangan akan menyiapkan data-data untuk pembayaran dan dapat juga membuat transaksi draft jika pembayaran dilakukan melalui transfer bank. Setelah proses ini dia akan meminta request issue pembayaran kepada bendahara.
- Menjalankan pembayaran
Bendahara akan melakukan pembayaran sesuai dengan yang telah dipersiapkan oleh stafnya. Atau jika menggunakan transfer bank dia akan melakukan approval setelah melakukan pengecekan. Setelah melakukan pembayaran maka kemudian akan masuk ke sistem informasi akuntansi dan memasukkan informasi payment tersebut sebagai issue payment
Kunjungi www.proweb.co.id untuk menambah wawasan anda
