Seperti yang telah kita bicarakan pada artikel-artikel sebelumnya bahwa kas merupakan aset paling cair yang dimiliki perusahaan. Karena sifatnya yang sangat mudah cair maka perusahaan harus sangat berhati-hati dalam mencairkan kas perusahaan. Perusahaan harus memiliki sistem pengeluaran kas perusahaan yang ketat untuk memastikan tidak adanya penyalahgunaan dalam pencairan kas perusahaan. Perusahaan harus memiliki sistem operating procedure yang memastikan pengeluaran kas berjalan sebagaimana mestinya dan tidak ada penyalahgunaan kas perusahaan.
Untuk mencegah penyalahgunaan aset kas yang dimiliki perusahaan, maka pengeluaran dilakukan dengan menggunakan sistem voucher. Di sini ada prosedur membuat voucher untuk persiapan pengeluaran kas perusahaan. Dalam voucher ini akan dikumpulkan dokumen-dokumen pendukung untuk menunjukkan keabsahan tujuan pencairan kas perusahaan. Tentu saja ada karyawan bagian keuangan perusahaan yang akan memeriksa keabsahan dokumen-dokumen ini.
Dokumen-dokumen pendukung dalam voucher ini antara lain purchase order, purchase receipt dan purchase invoice. Ada karyawan yang menyiapkan pembayaran dan ada karyawan yang menjalankan pembayaran. Secara praktis ada karyawan yang membuat transaksi draft, ada karyawan yang melakukan approve. Setelah pembayaran selesai dilakukan, maka dokumen-dokumen ditandai sebagai dibayar untuk mencegah duplicate payment.
Dengan menggunakan sistem informasi akuntansi yang terintegrasi kita dapat membuat otomatisasi sistem di atas dengan purchase order, purhase receive, purchase invoice dan purchase payment.
Untuk pengeluaran kas perusahaan yang lain kita dapat melakukan otomatisasi dalam sistem informasi akuntansi dengan proses bisnis cashout draft, cashout approval, request payment, dan execute payment.
Kunjungi www.proweb.co.id untuk menambah wawasan anda.
