Kita telah mempelajari mengenai perencanaan inventory dengan MRP dan JIT dan juga auto purchase request untuk otomatisasi. Tetapi jika ternyata informasi jumlah inventory tidak akurat dan berbeda dengan catatan dalam sistem informasi tentu akan menambah biaya. Jika ternyata jumlah inventory melebihi catatan dalam sistem informasi akuntansi maka tentu akan menambah biaya pemeliharaan barang, jika ternyata jumlahnya kurang maka akan menambah biaya stockout.
Ada beberapa kemungkinan penyebab dari ketidaksesuaian jumlah yang dicatat di dalam sistem informasi akuntansi dengan jumlah barang yang ada di gudang. Salah satu kemungkinan penyebab adalah tidak akuratnya pencatatan saat penerimaan barang maupun saat penjualan langsung. Pada penjualan lamgsung misalnya ada pembelian suatu barang dengan berbagai variasi warna, tetapi pertugas kasir hanya mengupdate jumlah seluruhnya ke suatu item barang tertentu. Akibatnya ada barang yang informasi stocknya lebih sedikit dibanding kenyataan, dan ada barang yang informasi stoknya melebihi dari kenyataan. Penyebab lain adalah barang yang rusak yang dibuang tetapi lupa dimasukkan ke dalam sistem informasi akuntansi.
Kemungkinan penyebab lain adalah barang dicuri atau disalahgunakan oleh karyawan. Untuk mencegah pencurian inventory perusahaan perlu membuat langkah-langkah penjagaan aset invemtory ini. Pastikan ada otentifikasi dan otorisasi dalam masuk dan keluar dari gudang. Karyawan yang keluar dari gudang perlu dicek untuk memastikan tidak ada barang yang dicuri. Pastikan juga prosedur pengeluaran barang sesuai dengan standart operating procedure yang telah ditetapkan.
Melihat ada kemungkinan-kemungkinan ketidakcocokan jumlah barang dalam catatan sistem informasi akuntansi dengan kenyataan dalam gudang maka perusahaan perlu melakukan perhitungan manual pada periode-periode yang telah ditetapkan. Perhitungan manual inventory inilah yang disebut dengan stock opname.
Hasil dari stock opname atau perhitungan manual ini kemudian dimasukkan ke dalam sistem informasi sehingga catatan jumlah barang dalam sistem informasi akuntansi sesuai dengan kenyataan yang ada di gudang. Dari hasil pencatatan ulang ini perusahaan dapat melakukan identifikasi penyebab katidaksesuain dan mengambil langkah-langkah perbaikan.
Tentu saja perusahaan perlu memberikan prioritas barang-barang apa saja yang perlu dilakukan stock opname lebih sering. Barang-barang yang harganya paling mahal tentu harus dijaga agar tidak ada pencurian atau penyalahgunaan. Di sini barang yang mahal harus lebih sering dilakukan stock opname dibandingkan dengan barang yang lain. Prioritas berikutnya barang yang agak mahal dan prioritas terakhir adalah barang yang murah.
Kunjungi www.proweb.co.id untuk menambah wawasan anda.
