Kehadiran dan kerajinan biasanya merupakan komponen dalam payroll. Perusahaan yang tertata rapi biasanya akan melakukan presensi dengan mesin finger print. Mesin finger print ini akan mencatat kapan karyawan datang ke kantor dan kapan karyawan pulang ke rumah. Informasi ini kemudian dicatat dalam time card. Dari time card ini kemudian dapat dihitung berapa tunjangan kerajinan yang akan diberikan kepada karyawan. Untuk pegawai yang digaji harian atau jam-jaman maka informasi ini akan menentukan besaran gaji yang akan diterima.
Berkaitan dengan proses produksi maka ada juga presensi tambahan yang diberlakukan kepada setiap project atau produk. Tujuan dari pemberlakuan presensi pada setiap project ini supaya kita tahu pembebanan biaya baik ke produk atau project. Untuk pembebanan ke produk maka akan menentukan biaya produksi dari suatu produk dan akan digunakan sebagai acuan dalam menentukan harga jual. Untuk pembebanan ke project maka akan dijadikan acuan dalam melakukan penagihan kepada client.
Presensi yang digunakan dalam pembebanan ke project atau produk ini dicatat secara sistematis ke dalam time sheets. Pada time sheets ini akan dicatat karyawan melakukan aktifitas apa, di project atau di produk mana. Dengan menggunakan sistem informasi akuntansi yang terintegrasi maka kita juga dapat melihat informasi siapa saja dan aktivitas apa saja serta berapa lama masing-masing aktifitas pada setiap produk atau setiap project.
Demikianlah penjelasan mengenai time card dan time sheets. Penggunaan time card ini lebih kepada aktifitas umum yaitu kapan karyawan datang dan kapan karyawan pulang. Sedangkan time sheets ini merupakan presensi yang lebih detil atau khusus yang akan diterapkan ke dalam project maupun produk. Pada project akan dijadikan sebagai salah satu acuan melakukan penagihan kepada client. Pada produk akan dijadikan sebagai salah satu acuan dalam menentukan biaya produksi, dari biaya produksi akan dijadikan acuan dalam menentukan harga jual.
Sebagai bagian dari pengawasan maka jumlah waktu time sheets dalam suatu kurun waktu tidak boleh melebihi time card. Jika melebihi maka perlu dilakukan investigasi project atau produk mana yang dicatat melebihi waktu yang dihasilkan atau ada kesalahan pencatatan baik dalam time card maupun dalam time sheets.
Kunjungi www.proweb.co.id untuk menambah wawasan anda.
