Karyawan-karyawan yang bekerja pada perusahaan jumlahnya bervariasi. Ada perusahaan yang mempekerjakan karyawan di bawah 20 orang, ada yang memperkerjakan karyawan hingga 100 orang, 400 orang dan seterusnya. Pada setiap gajian maka akan ada transaksi kas minimal sejumlah karyawan tersebut. Jadi jika ada 20 karyawan maka pada tiap bulan akan ada transaksi kas ke 20 karyawan tersebut, jika perusahaan memiliki 100 karyawan maka akan ada transaksi kas ke 100 karyawan tiap bulan, dan jika perusahaan memiliki 400 karyawan maka akan melakukan transaksi transfer ke 400 karyawan tersebut.
Apa yang terjadi jika perusahaan menggunakan satu buah nomor rekening bank untuk semua transaksi perusahaan ? Sebagai contoh perusahaan hanya menggunakan sebuah akun BCA untuk penerimaan pembayaran dari pelanggan, pembayaran ke supplier dan penggajian karyawan ? Di sini akan bercampur transaksi bisnis dengan transaksi pembayaran transfer karyawan yang jumlahnya cukup banyak. Dengan demikian maka transaksi akan terlihat tidak rapi karena banyaknya transaksi transfer gaji ke karyawan.
Supaya transaksi bisnis terlihat lebih rapi dan mudah dibaca maka sebaiknya ada akun bank yang dikhususkan untuk pembayaran gaji atau perusahaan menyediakan sebuah dedicated account bank untuk transaksi payroll ini. Dengan demikian maka akan ada transaksi dari payroll register bulanan yang digunakan sebagai acuan dalam otorisasi transaksi transfer uang dari akun bank khusus untuk bisnis dan akun bank khusus untuk payroll.
Setelah dedicated payroll account ini menerima dana dari akun bisnis maka proses selanjutnya adalah mendistribusikan pembayaran gaji atau payroll ini ke setiap karyawan. Dengan demikian maka catatan transfer gaji ke setiap karyawan ada di dedicated payroll account ini. Keuntungan menggunakan dedicated payroll account ini juga memudahkan pembacaan transaksi payroll perusahaan.
Kunjungi www.proweb.co.id untuk menambah wawasan anda.
