Proses Bisnis Penyewaan atau Rental

Penyewaan atau rental merupakan salah satu bentuk jasa yang ada di masyarakat kita. Perusahaan akan menyewakan sejumlah peralatan misalnya sejumlah banyak kursi untuk dipakai dalam sebuah acara yang mengumpulkan banyak orang. Perusahaan akan menerapkan tarif sewa sesuai jumlah kursi yang disewakan. Kita akan menerapkan proses bisnis ini ke dalam Ultima ERP.

Biasanya pelanggan akan memesan untuk menyewa sejumlah tertentu. Pelanggan memberikan uang muka kepada perusahaan. Perusahaan kemudian mengirimkan barang untuk disewa. Pelanggan mengembalikan sejumlah barang yang telah selesai disewa. Pelanggan mungkin juga mengembalikan barang yang tidak jadi disewa misalnya karena ternyata jumlah tamunya hanya seperempat dari kursi yang disewa sehingga menganggap separuhnya tidak disewa. Perusahaan mengirimkan tagihan dan proses bisnis diakhiri dengan pembayaran dari pelanggan.

Kita akan merancang proses bisnis di mana pertama-tama kita akan memproses bisnis rental tersebut, kemudian setelah proses bisnis ini selesai maka akan dilanjutkan dengan pembuatan Direct Sales Delivery kemudian Sales Invoice dan Sales Payment.

Proses bisnis rental atau penyewaan dalam Sistem Informasi Akuntansi Ultima ERP adalah seperti berikut ini

1. Pelanggan memesan melalui menu Rental Order
   
2. Jika ada Rental Deposit maka perusahaan dapat membuat Rental Deposit Invoice dan pelanggan membayar deposit dan dimasukkan melalui menu Rental Deposit
   
3. Perusahaan  mengirimkan barang dengan menggunakan menu Rental Delivery. Untuk rental barang-barang yang mahal misalnya Laptop, atau Mobil maka perlu memasukkan SN atau plat nomor mobil ke Rental Delivery SN
   
4. Menerima barang setelah selesai disewa melalui menu Rental Return
   
5. Menerima barang yang tidak jadi disewa melalui menu Rental Cancel
   
6. Ada kemungkinan ada barang hilang dan dimasukkan dalam menu Rental Loss . Jika merupakan kesalahan pelanggan maka akan dibebankan dalam layanan Barang Hilang.
   
7. Dari menu Rental Delivery kemudian digenerate Direct Sales Delivery dan kemudian Sales Invoice secara otomatis. Jika ada Rental Deposit maka nilai Invoice akan dikurangi sesuai Rental Deposit
   
8. Sales Invoice dikirimkan kepada pelanggan
   
9. Pelanggan memasukkan pembayaran dan dimasukkan ke melalui Sales Payment

Pada proses bisnis ini jumlah barang yang dicatat perusahaan tidak berkurang saat dikirimkan ke pelanggan. Untuk itu maka gudang perlu ditandai mana gudang barang tersedia dan gudang pelanggan supaya pembacaan stok tersedia benar sehingga pelanggan lain dapat dilayani dengan baik.