Sudah menjadi rahasia umum bahwa bagian pembelian merupakan departemen yang basah. Supplier berusaha mendekati bagian pembelian supaya barangnya diberi oleh perusahaan. Salah satu cara adalah memberikan hadiah atau uang kepada bagian pembelian. Ini membuat tergiur staf pembelian tetapi pasti merugikan perusahaan karena supplier pasti supplier akan membebankan biaya yang telah dikeluarkan untuk menyuap ini ke dalam harga yang lebih tinggi yang dibebankan kepada perusahaan ataupun memberikan barang dengan kualitas yang kurang dibandingkan dengan yang dijanjikan.
Untuk mencegah pemberian hadiah atau suap kepada bagian pembelian, perusahaan dapat membuat kebijakan-kebijakan internal misalnyaa rotasi job, kewajiban mengambil cuti, membuat surat pernyataan maupun memberikan sangsi keras kepada karyawan yang terbukti menerima suap. Selain kebijaksanaan-kebijaksanaan internal tersebut, perusahaan juga dapat memberikan kebijaksanaan eksternal yaitu audit kepada supplier.
Pada audit kepada supplier ini perusahaan dapat memeriksa laporan keuangan gross profit dari produk yang dijual supplier kepada perusahaannya. Jika terjadi penyuapan maka tentu harga akan tinggi dan menyebabkan gross profit tinggi. Perusahaan juga dapat mengaudit apakah skema pricing yang diberikan kepada perusahaan sesuai dengan standar yang ada pada supplier. Jangan sampai pricing yang dibuat supplier lebih mahal karena suap yang diberikan kepada pembelian.
Perusahaan juga dapat mengaudit supplier apakah ada biaya entertainment yang diberikan kepada perusahaannya. Jika ada tentulah ini mempunyai kemungkinan adanya penyuapan. Perusahaan juga dapat mengecek apakah setiap invoice yang dikirimkan kepada perusahaan merupakan invoice yang benar, jangan sampai ada invoice fiktif. Pastikan juga bahwa alamat invoice adalah benar, jangan sampai terjadi juga alamat yang fiktif.
Jika kita menyewa peralatan kepada supplier, pastikan juga bahwa supplier ini memang memiliki peralatan tersebut. Jangan sampai perusahaan menyewa peralatan kepada supplier yang juga menyewa peralatan tersebut.
Kunjungi www.proweb.co.id untuk menambah wawasan anda.
