Penggajian di banyak perusahaan merupakan komponen pengeluaran yang cukup besar dengan demikian maka perusahaan perlu melakukan pengawasan untuk memastikan bahwa pengerluaran perusahaan sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan dan tidak ada penyelewengan. Pengawasan pengeluaran untuk penggajian ini dimulai saat approval perekrutan karyawab baru, approval komponen gaji, approval tunjangan karyawan dan juga approval karyawan meninggalkan perusahaan. Pada kali ini kita akan membahas mengenai pengawasan penggajian berskala besar yaitu pengawasan penggajian bulanan.
Untuk melakukan pengawasan penggajian berskala besar ini kita akan mengawasi payroll batch bulanan yang akan membandingkan data-data bulan-bulan sebelumnya dengan bulan berjalan. Kita dapat membandingkan data-data berikut pada setiap payroll batch untuk pengawasan penggajian berskala besar:
- Total gross pay
Dengan sistem informasi akuntansi yang terintegrasi dengan sistem payroll ini kita dapat dengan mudah membandingkan total gross pay seluruh karyawan dari bulan ini dibandingkan dengan bulan sebelumnya. Jika ada perbedaan yang menyolok kita dapat mencari tahu apa perbedaan menyolok ini.
- Total deduction
Perusahaan dapat membandingkan total deduction seluruh karyawan dari bulan ini dibandingkan dengan bulan-bulan sebelumnya.
- Total net pay
Kita dapat membandingkan total net pay seluruh karyawan dari bulan ini dengan bulan-bulan sebelumnya. Dengan melihat total net pay ini kita dapat melihat pengeluaran kas perusahaan untuk membayar gaji karyawan.
- Jumlah karyawan
Dengan melihat jumlah karyawan pada bulan ini dibandingkan dengan bulan-bulan sebelumnya maka kita dapat melihat apakah ada penambahan karyawan ataukah ada pengurangan karyawan.
- Transaksi pada payroll bank account
Untuk pengawasan yang baik maka account payroll ini seharusnya nol atau suatu saldo kecil tertentu yang disepakati misalnya 1 juta. Jadi setelah proses penyiapan payroll maka akan ditransfer sebesar jumlah payroll pada bulan itu. Kemudian pada saat pencairan gaji ke karyawan maka semua transferan masuk tersebut akan ditransfer keluar semuanya ke setiap karyawan sehingga saldonya sama sebelum proses payroll. Jika ternyata tidak sama maka perlu dilakukan investigasi penyebab ketidaksamaan ini misalnya kegagalan transfer karena ada masalah di nomor rekening karyawan
Kunjungi www.proweb.co.id untuk menambah wawasan anda.
