Dalam prakteknya tidak semua proses pembelian atau pengeluaran dilakukan melalui purchase order – purchase receive – purchase invoice dan purchase payment. Pada kasus kerusakan peralatan yang butuh segera dalam penanganannya tentu akan sangat memakan waktu jika harus membuat purchase order. Pada kasus penanganan kebocoran perangkat pendingin akan lebih mudah jika kita menelpon jasa service ac untuk segera melakukan layanan service ac dan biayanya nanti ditagihkan kepada perusahaan. Dalam contoh kasus ini akan sangat bijaksana jika sistem informasi akuntansi kita memiliki modul atau program direct purchase invoice.
Pengendalian dalam direct purchase invoice ini lebih longgar dibandingkan proses purchase order yang telah kita bahas pada artikel sebelumnya karena belum ada persetujuan harga yang akurat sebelumnya dengan pihak vendor. Dengan demikian maka kita harus memilih dengan hati-hati vendor yang dapat memberikan direct purchase invoice kepada perusahaan kita. Meskipun hati-hati kita tidak usah perlu takut-takut karena vendor yang baik akan menjaga reputasinya dengan memberikan layanan dan harga yang baik karena berharap akan mendapatkan order berikutnya.
Untuk tetap dapat memberikan pengawasan internal, maka setiap direct purchase invoice ini harus diteliti dengan seksama oleh staf keuangan untuk memastkan bahwa layanan dan harga yang ditagihkan masih masuk dalam kategori wajar. Jika tidak masuk dalam kategori wajar tentu pihak perusahaan akan menghubungi vendor untuk berkomunikasi mengenai ketidakwajaran dan melakukan negoisasi sesuai kebutuhan dan tentu saja menyelesaikan semua kesalahpahaman.
Setelah direct purchase invoice ini diteliti dengan baik maka kemudian dimasukkan kepada sistem informasi perusahaan dan dimasukkan ke dalam direct purchase invoice dan disahkan oleh manajer keuangan untuk diteruskan ke bagian pembayaran. Bagian pembayaran akan membuat rencana pembayaran purchase_payment untuk diteruskan kepada kasir pembayaran vendor. Secara teknis dia akan memasukkan ke dalam sistem dan juga membuat transaksi draft yang dimasukkan ke dalam bank payment. Bagian ini hanya bisa membuat transaksi draft dalam perusahaan tetapi tidak dapat melakukan otorisasi untuk menjalankan transaksi transfer.
Kasir bagian vendor kemudian melihat catatan sistem informasi akuntansi dan juga draft transaksi yang ada di bank. Jika semua sudah sesuai maka dia kemudian melakukan otorisasi untuk menjalankan transfer pembayaran. Kasir ini hanya dapat melakukan otorisasi transaksi yang draftnya dibuat oleh karyawan lain, dia tidak dapat membuat transaksi draft dan mengesahkan sendiri. Dengan cara ini maka transaksi transfer bank hanya dapat dilakukan oleh dua orang, tidak bisa dilakukan hanya oleh satu orang dengan tujuan untuk pengamanan aset kas perusahaan terhadap penyalagunaan.
Tentu saja perusahaan harus membatasi transaksi melalui direct purchase invoice ini. Pastikan nilai dari direct purchase ini tidak besar. Jika berpotensi nilainya besar, silahkan membuat kebijakan supaya transaksi melalui purchase order yang memiliki pengendalian lebih ketat.
Kunjungi www.proweb.co.id untuk menambah wawasan anda.
