Pada artikel sebelumnya kita telah membicarakan mengenai pembayaran pembelian barang kepada supplier/vendor. Pada sistem informasi akuntansi kita memasukkan transaksi ini sebagai purchase payment batch. Secara umum pembayaran pada purchase payment batch ini merupakan pembayaran dengan memastikan keharmonisan purchase invoice, purchase receive dan purchase order.
Untuk purchase order dengan pengiriman yang terus-menerus maka perusahaan dapat membuat kesepakatan dengan supplier atau vendor untuk membayar setiap kali terjadi pengiriman. Dengan kesepakatan ini maka perusahaan cukup membandingkan purchase receive dengan purchase order. Dari perbandingan purchase receive dengan purchase order ini kemudian akan membayar sesuai jumlah barang dalam purchase receive dengan harga sesuai purchase order.
Strategi ERS ini merupakan strategi invoiceless atau tanpa invoice. Dengan cara ini maka akan terjadi penghematan uang dan juga penghematan waktu baik dari sisi perusahaan dan juga dari sisi supplier.Dengan kesepakatan ini maka perusahaan akan menerima barang kemudian langsung melanjutkan ke proses pembayaran tanpa menunggu tagihan dari supplier. Supplier atau vendor akan terus mengirimkan barang dan menerima barang tanpa membuat sales invoice. Dengan cara ini maka proses transaksi antara perusahaan dengan supplier dapat berlangsung secara cepat dan efisien dalam waktu dan biaya.
Sistem informasi akuntansi yang baik dapat melakukan hal ini. Untuk yang paling manual dalam sistem informasi akuntansi maka proses akan seperti biasa yaitu purchase order kemudian purchase receive, lalu purchase invoice dan terakhir purchase payment. Pada saat purchase invoice ini kita langsung membuat saja tanpa menunggu invoice dari supplier atau vendor. Untuk sistem informasi akuntansi yang canggih maka sistem informasi akuntansi dapat dikonfigurasi untuk otomatis membuat purchase invoice setiap terjadi purchase receive.
Begitu juga dari supplier. Untuk sistem informasi akuntansi yang manual supplier membuat sales order dilanjutkan dengan sales delivery, kemudian sales invoice dan terakhir sales payment hanya saja supplier tidak perlu mengirimkan sales invoice kepada pelanggannya. Untuk sistem informasi akuntansi yang canggih maka sistem informasi akuntansi dapat dikonfigur supaya langsung membuat sales invoice pada saat terjadi sales delivery.
Kunjungi www.proweb.co.id untuk menambah wawasan anda.
