Untuk dapat menghasilkan produk-produk yang bagus perusahaan dapat menggunakan mesin-mesin untuk dibutuhkan dalam melakukan proses produksi. Mesin-mesin ini biayanya mahal, oleh sebab itu kita harus menggunakan prinsip kehati-hatian baik dalam menghitung manfaat dibandingkan biaya, biaya yang harus dikeluarkan saat melakukan pembelian, biaya pemeliharaan, unit produksi yang dapat dihasilkan, potensi penjualan yang akan didapatkan dan potensi keuntungan yang mungkin bisa dicapai.
Sebelum melakukan pembelian tentu departemen produksi mengajukan perlunya penambahan mesin baru atau upgrade mesin produksi yang sudah ada. Biaya investasi fixed asset untuk mesin produksi ini biasanya mahal untuk itu harus ada pembicaraan dari direktur pemasaran, direktur produksi dan direktur pembelian untuk menganalisa bersama mengenai kebutuhan ini. Direktur pemasaran dapat memberikan informasi potensi pasar dan target penjualan yang dapat dicapai dengan adanya mesin baru ini, direktur pembelian dapat menyampaikan kisaran harga mesin baru ini dan direktur produksi dapat menyampaikan kapasitas produksi normal yang dapat dicapai dengan adanya pembelian mesin baru atau update mesin baru ini. Dari perhitungan-perhitungan dan analisa ketiga direktur ini maka akan dapat disimpulkan mengenai pembelian mesin baru untuk produksi.
Bagian pembelian kemudian membuat RFP atau request for proposal kepada vendor-vendor yang menjual mesin ini. Perusahaan kemudian memilih proposal-proposal yang memiliki spesifikasi dan kualitas sesuai yang telah ditentukan dalam RFP (Request for Propsal). Dari proposal-proposal ini kemudian dilakukan negosisasi harga. Setelah negoisasi harga maka akan dipilih vendor yang akan menjadi supplier untuk mesin produksi ini.
Langkah selanjutnya adalah mengikuti sistem informasi akuntansi pada siklus pembelian. Ada karyawan yang memasukkan purchase order, ada atasan yang melakukan approval. Pada saat barang datang akan ada karyawan yang memasukkan informasi ke dalam purchase receive. Kemudian pada saat ada penagihan ada karyawan yang memasukkan tagihan, melakukan approval tagihan dan ada kasir yang melakukan pembayaran. Proses pemeliharaan mesin produksi juga harus tercatat dengan baik. Perusahaan juga harus mencatat beban untuk depresiasi fixed asset ini.
Perusahaan juga perlu menjaga secara fisik akses ke mesin ini. Pastikan hanya orang yang sudah ditugaskan yang dapat mengoperasikan mesin ini. Pastikan juga orang tersebut mendapat training yang baik dalam mengoperasikan mesin supaya mesin tetap awet dan dapat digunakan secara maksimal dalam mendatangkan keuntungan bagi perusahaan. Pastikan juga lokasi mesin aman dari berbagai bencana yang mungkin terjadi misalnya dari bahaya banjir maupun bahaya kebakaran.
Perusahaan juga perlu menjaga lingkungan sekitar mesin. Pastikan ada penyediaan listrik yang cukup untuk mesin ini. Jika perlu perusahaan dapat menggunakan dua gardu listrik yang berbeda. Akan lebih baik lagi kalau perusahaan menyediakan genset untuk mengantisipasi supply listrik yang kurang. Perusahaan perlu memperhatikan suhu ruangan yang diperlukan agar mesin dapat berfungsi maksimal dan awet.
Kunjungi www.proweb.co.id untuk menambah wawasan anda.
