Penerapan BPMS (Business Process Management System) dapat meningkatkan pengawasan internal. Perusahaan-perusahaan corporate akan memberikan pengawasan dengan membagi wewenang kepada karyawan-karyawannya. BPMS tentu menggunakan business process rules dalam menentukan karyawan mana yang akan menerapkan suatu aktifitas tertentu. Di sini BPMS akan mengadakan pemisahan tugas dalam melakukan pengawasan internal.
Kita mengetahui bahwa dengan adanya proses otorisasi ini maka proses bisnis bisa menjadi panjang dan mempunyai kemungkinan memperlama proses bisnis. BPMS dapat dirancang agar dapat segera menyampaikan notofikasi ke karyawan terkait untuk segera mengecek bagian proses bisnis yang disampaikan kepadanya dan menindaklanjuti proses bisnis sesuai business process rules yang diberlakukan perusahaan, Notifikasi ini bisa berupa notikasi email maupun notifikasi melalui aplikasi. Dengan cara ini maka BPMS dapat mencegah bottleneck yang ada dalam proses bisnis.
BPMS juga dapat melakukan pengawasan aplikasi untuk mencegah kesalahan dalam menjalankan proses bisnisnya. Sebagai contoh setelah terjadinya proses pengiriman barang maka BPMS akan mengirimkan notofikasi agar membuat tagihan. Jika dalam kurun waktu tertentu belum dibuat tagihan maka BPMS akan mengirimkan notifikasi lagi sampai ada aktifitas yang sesuai dengan business process rules dari perusahaan. BPMS juga akan mencegah terhadap aktifitas yang salah misalnya terjadi pembuatan tagihan dua kali.
Untuk tracking yang baik BPMS juga akan menyimpan log-log aktifitas sebagai audit trail. Audit trail ini ini diperlukan sebagai keperluan audit baik internal audit maupun eksternal audit.
Kunjungi www.proweb.co.id untuk menambah wawasan anda.
