Dengan banyaknya tagihan dari supplier maka kalau tidak hati-hati maka perusahaan dapat melakukan duplicate atau double pembayaran kepada supplier. Atau kalau ada karyawan yang nakal dia akan sengaja transfer dua kali ke supplier dan minta bagian pembayaran yang telah ditransfer dua kali tersebut. Hal ini tentu akan memberikan kerugian kepada perusahaan karena menambah pengeluaran perusahaan. Bagaimana perusahaan dapat mencegah duplicate payment ini ?
Perusahaan dapat mencegah duplicate payment dengan 3 cara yaitu
- Melalui sistem informasi akuntansi perusahaan
Sistem informasi akuntansi akan mencegah registrasi ulang suatu purchase invoice. Suatu purchase invoice tidak dapat dimasukkan jika memiliki nomor yang sama. Pada sistem informasi akuntansi ini juga akan mencegah suatu penerimaan barang diklaim ulang untuk sebuah purchase invoice. Jadi dengan adanya sistem informasi akuntansi ini maka akan mencegah suatu invoice dimasukkan dimasukkan ulang.
Perusahaan juga dapat membuat kebijakan bahwa hanya invoice asli yang bisa dimasukkan ke dalam sistem informasi akuntansi. Foto kopi invoice dari supplier tidak bisa diproses.
- Pembagian tugas dan wewenang kepada karyawan-karyawan
Setelah purchase invoice dimasukkan ke dalam sistem informasi akuntansi, maka proses dilanjutkan dengan staf lain yang mempersiapkan data pembayaran di sistem informasi akuntansi dan juga membuat transaksi transfer sampai dengan permintaan otorisasi. Atasan atau orang lain dari staf kemudian melakukan otorisasi dan memasukkan aktivitas otorisasi ini ke sistem informasi akuntansi.
- Kebijakan perusahaan
Perusahaan dapat membuat kebijaksanaan wajib cuti dan rotasi pekerjaan. Dengan kebijakan ini maka pekerjaan seorang akan digantikan orang lain dalam suatu periode tertentu. Pada saat inilah pekerjaan seseorang akan diketahui oleh staf lain dan jika ada unsur penyalahgunaan maka bisa dicurigai oleh karyawan lain yang menggantikan
Dengan penjelasan di atas maka sistem informasi akuntansi merupakan aplikasi yang cukup penting bagi perusahaan. Dengan menggunakan sistem informasi akuntansi maka proses bisnis akan lebih teratur dan dapat mencegah kebocoran-kebocoran yang memang tidak perlu terjadi.
Kunjungi www.proweb.co.id untuk menambah wawasan anda.
