Proses penjualan diawali dengan pemesanan barang kemudian dilanjutkan dengan pengiriman barang. Kita sudah mengecek barang dengan baik tetapi ada kemungkinan barang yang kita berikan kepada pelanggan kita tidak sesuai dengan harapan pelanggan. Dengan berbagai latar belakang dan situasi, ada kemungkinan barang yang kita kirimkan kepada pelanggan tidak diterima pelanggan dengan sempurna. Bisa saja barang terbentur pada saat pengiriman sehingga ada cacat secara fisik meskipun semua fungsi berjalan dengan baik. Dalam kondisi seperti pasti pelanggan merasa kecewa.
Pelanggan yang kecewa tentu tidak mau membayar dengan penuh. Pilihannya adalah mengirimkan kembali barang untuk mendapatkan barang pengganti atau mengurangi harga barang yang dikirimkan. Jila lokasi perusahaan kita dekat dengan pelanggan maka kita dengan mudah menggantinya. Tetapi jika lokasi pelanggan jauh maka akan membebani biaya pengiriman baik di sisi kita maupun pelanggan kita. Dalam kondisi seperti ini maka lebih baik kita mengurangi tagihan yang harus dibayarkan kepada pelanggan. Inilah yang disebut credit memo dalam penjualan.
Kemudian kita mungkin bertanya kenapa namanya credit memo ? Catatan piutang dalam akuntansi adalah pada sisi debit. Untuk mengurangi piutang maka dilakukan transaksi credit. Kemudian informasi pengkreditan piutang ini kita sampaikan kepada pelanggan. Inilah kenapa disebut credit memo.
Credit memo ini memberikan peluang penggelapan aset perusahaan karena berkurangnya pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan. Oleh karena itu perusahaan perlu membuat prosedur supaya ada pengawasan antar karyawan dalam pembuatan credit memo dalam penjualan.
Untuk mewujudkan pemgawasan pembuatan credit memo maka perlu ada staf yang membuat dan ada atasan melakukan approve. Dengan demikian transaksi credit memo bisa terjadi jika melibatkan staf dan atasannya.
Untuk menambah pengawasan penerbitan credit memo ini maka karyawan wajib mengambil cuti perusahaan. Pada saat karyawan ini mengambil cuti maka tentu digantikan karyawan lain. Karyawan lain ini dapat mengecek pekerjaan karyawan yang digantikan apakah credit memo yang sudah diterbitkan sudah sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Perusahaan juga dapat membuat kebijakan rotasi pekerjaan supaya seperti halnya kewajiban cuti, maka dalam rotasi pekerjaan ini karyawan yang menggantikan dapat memeriksa pekerjaan karyawan sebelumnya.
Kunjungi www.proweb.co.id untuk menambah wawasan anda.
