Kita telah membicarakan mengenai proses pembayaran kas kepada supplier dan sampai pada pencatatan pengeluaran kas yang telah dilakukan. Tetapi bagaimana jika karyawan tersebut mengeluarkan kas selain dari apa yang seharusnya dilakukan? Sebagai contoh bagaimana andaikata karyawan melakukan transfer besar sekali kemudian melarikan diri ? Bagaimana mencegah karyawan melakukan pencurian kas perusahaan karena dia bisa membayar kepada supplier ?
Di sini perusahaan perlu membuat kebijaksanaan agar pengeluaran kas yang dianggap besar harus melalui lebih dari seorang sehingga bisa saling menjaga satu dengan yang lain. Nah kita sudah mengetahui konsepnya, kemudian bagaimanakan kita mengimplementasikannya ? Bagaimana kita menetapkan saling pengawasan pada pembayaran cash transfer kepada supplier ? Bagaimanakah kita dapat membuat saling pengawasan dalam melakukan pembayaran dengan cek atau giro kepada supplier ?
Supaya bisa terjadi saling pengawasan antar karyawan maka dalam transaksi cash transfer pembayaran supplier ini harus ada yang membuat sampai dengan minta approval, kemudian ada karyawan lain yang melakukan approval dan transaksi bisa dijalankan. Dengan cara ini maka transaksi transfer pembayaran ke supplier hanya bisa terjadi jika dijalankan oleh dua karyawan yang berbeda.
Bagaimana dengan pembayaran ke suplier menggunakan giro atau cek ? Di sini ada karyawan yang menyimpan dan menyiapkan isi dari cek atau giro dan ada karyawan yang menandatangani. Dengan cara ini maka cek bisa dikeluarkan dan dicairkan hanya jika dilakukan oleh dua orang di mana satu orang menyimpan dan menyiapkan cek dan seorang lagi yang menandatangani dan harusnya ada seorang lagi yang mengantar cek tersebut ke supplier. Secara sistem informasi akuntansi pada saat penandatanganan cek dilakukan maka kemudian dimasukkan sebagai execute ke dalam suatu kontra account untuk rekening giro tersebut. Pada saat sudah dicairkan maka terjadi transaksi transfer dari giro ke kontra account.
Perusahaan perlu membuat penomoran sebelumnya pada cek atau giro untuk mencegah penyalahgunaan. Dengan demikian maka jika ada cek atau giro yang hilang atau sengaja dihilangkan akan ketahuan karena ada nomor yang hilang. Jika terjadi penyalahgunaan maka perusahaan dapat menelusuri rekening koran perusahaan untuk mendapatkan informasi ke mana tujuan pembayaran cek atau giro tersebut.
Itulah penjelasan mengenai bagaimana perusahaan perlu membuat pengawasan dalam pengeluaran besar kas perusahaan supaya ada pengawasan antara satu karyawan dengan karyawan yang lain.
Kunjungi www.proweb.co.id untuk menambah wawasan anda.
