Pada artikel sebelumnya kita telah membicarakan mengenai otorisasi pengeluaran kas. Salah satu bagian awal dari proses bisnis ini adalah memasukkan purchase invoice atau direct invoice ke dalam sistem informasi akuntansi. Pada setiap invoice ini pasti didahului sebelumnya dengan memasukkan atau penambahan vendor atau supplier ke dalam sistem informasi akuntansi.
Kalau kita perhatikan sekali lagi maka untuk pembayaran kas perusahaan berdasarkan invoice dari vendor atau supplier maka prosesnya adalah
- Memasukkan supplier atau vendor ke dalam sistem informasi akuntansi
- Membuat tagihan
- Pembayaran
Dengan demikian jika seorang karyawan dapat menambahkan supplier sekaligus dapat membuat direct purchase invoice maka dia dapat membuat supplier fiktif atau supplier dari koleganya sendiri untuk mendapatkan keuntungan diri sendiri secara tidak sah. Dengan demikian maka perusahaan perlu memisahkan karyawan yang menyeleksi supplier dengan karyawan yang membuat invoice.
Untuk memastikan bahwa vendor atau supplier yang dimasukkan ke dalam sistem informasi akuntansi perusahaan adalah supplier yang sah maka perusahaan perlu memiliki prosedur dalam menyeleksi vendor/supplier. Sebagai hasil dari penyeleksian supplier ini maka kita akan memasukkan supplier ini ke dalam sistem informasi akuntansi. Untuk memasukkan supplier ke dalam sistem informasi akuntansi ini juga perlu otorisasi untuk memastikan ada pengawasan dalam memasukkan supplier ini ke dalam sistem informasi akuntansi.
Proses otorisasi dalam memasukkan supplier ke dalam sistem informasi akuntansi adalah adanya staf yang memasukkan supplier ke dalam sistem informasi akuntansi tetapi ada flag dalam tabel master vendor bahwa supplier tersebut belum aktif dan belum bisa dipilih saat pembuatan purchase order maupun saat pembuatan purchase invoice. Untuk mengaktifkannya harus ada karyawan lain yang memeriksa dan hanya dapat mengaktifkan supplier tersebut. Dengan demikian maka kemungkinan memasukkan supplier yang fiktif bisa dicegah.
Kunjungi www.proweb.co.id untuk menambah wawasan anda.
