Pengeluaran untuk penggajian merupakan pengeluaran cukup besar yang akan dikeluarkan perusahaan pada setiap bulannya. Dengan demikian maka perlu ada pengawasan dan pengamanan dalam melakukan penggajian tiap bulannya. Selain itu pengeluaran gaji untuk setiap karyawan atau pemasukan dari gaji untuk setiap karyawan harus akurat dan jelas, karena kekurangan sedikit saja dalam penggajian ini dapat menurunkan moral pegawai dan dapat mempengaruhi kinerja pegawai.
Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam pengamanan payroll adalah
- Rekruitment karyawan
Di sini sistem informasi akuntansi atau sistem erp perlu membuat serangkain proses bisnis dalam memasukkan kandidat, mengajukan proses kandidat menjadi karyawan dan proses approval dari kandidat menjadi karyawan
- Payroll master
Pada proses ini bagian penggajian akan memasukkan data master bagi karyawan baru ini meliputi gaji pokok, tunjangan-tunjangan, potongan-potongan, dan record-record terkait payroll berkaitan dengan kewajiban perusahaan terhadap pemerintah
- Persiapan payroll
Pada proses persiapan payroll ini akan dilakukan proses payroll untuk karyawan dengan status aktif
Di sini dapat dilakulan serangkaian pengawasan misalnya membandingkan payroll bulan ini dengan bulan lalu dan dicatat apa saja yang beda
- Pembagian wewenang
Di sini yang menyiapkan payroll tidak boleh membayar payroll. Dengan kata lain harus ada pemisahan tugas antara yang menyiapkan payroll dan yang melakukan pembayaran payroll
- Sistem approval perubahan data payroll
Proses kenaikan gaji, perubahan tunjangan harus melalui proses approval. Atasan melakukan pengajuan, direksi melakukan approval, dan bagian approval melalukan issue untuk mengupdate data payroll
- Proses karyawan keluar
Perusahaan harus menerapkan proses keluarnya karyawan. Ada yang mengajukan proses keluarnya karyawan dan ada yang melakukan approval. Proses approval harus dilakukan setelah proses penggajian. Pada saat approval karyawan keluar ini maka tabel karyawan akan ditandai statusnya sebagai tidak aktif. Dengan cara ini maka akan mencegah karyawan yang keluar masih menerima gaji
- Membatasi akses ke data gaji
Data gaji ini sangat rahasia sehingga perlu dipikirkan bagaimana melindungi data-data ini agar tidak bocor ke dalam internal perusahaan.
Itulah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam rangka melakukan pengawasan dan pengamanan penggajian atau payroll perusahaan.
Kunjungi www.proweb.co.id untuk menambah wawasan anda.
Pengawasan dan pengamanan payroll
