Perusahaan telah melakukan hal-hal untuk mengurangi biaya inventory dan telah memilih supplier-supplier atau vendor-vendor untuk menyediakan barang-barang yang dibutuhkan perusahaan. Tetapi seiring berjalannya waktu mungkin saja ada permasalahan dalam pengadaan barang ini misalnya kualitas barang yang kurang baik atau pengiriman yang sering terlambat.
Jika terjadi penurunan kualitas barang yang dikirimkan kepada perusahaan maka perusahaan perlu membuat catatan pada sistem informasi akuntansi yang digunakan jangan pada catatan pribadi karyawan. Jika dicatat pada catatan pribadi karyawan maka catatan ini tidak bisa oleh karyawan lain jika karyawan ini mengundurkan diri dari perusahaan. Jadi penurunan kualitas barang ini harus dicatat pada sistem informasi akuntansi bagian supplier preferred item.
Bagian pembelian harus dapat memberikan catatan yang dimasukkan ke dalam sistem informasi akuntansi pada supplied preferred item jika ada penurunan kualitas barang. Dan sekali lagi jangan menuliskan catatan ini pada catatan pribadi karyawan karena tidak akan dibaca karyawan lain. Kita harus merancang agar sistem informas akuntansi yang kita gunakan memiliki kemampuan menambahkan catatan supplier preferred item agar informasi ini juga diketahui oleh team pembelian perusahaan yang lain.
Berkaitan dengan pengiriman barang, mungkin saja supplier atau vendor mengalami keterlambatan dalam pengiriman barang. Pada saat kita melakukan purchase order kita dapat memasulkkan promised delivery date. Kemudian pada sistem informasi akuntansi kita juga akan mencatat kapan penerimaan barang terjadi. Secara logika kita dapat menilai apakah supplier menepati janji waktu pengiriman atau mengalami keterlambatan dalam pengiriman barang.
Sistem informasi akuntansi dapat dirancang agar dapat memantau performance supplier dalam pengiriman. Kita dapat memberikan statistik pada purchase order yang bersangkutan misalnya first_delivery_date, last_delivery_date, kemudian dengan serangkaian algoritma kita dapat memberikan penilaian performance. Pada tahap manual kita dapat memberikan catatan purchase_order maupun purchase_receive dalam sistem informasi akuntansi. Di sini sistem informasi akuntasi harus dirancang untuk dapat menambahkan catatan pada purchase order maupun purchase receive.
Kunjungi www.proweb.co.id untuk menambah wawasan anda.
