Pada saat kita belajar akuntansi kita akan belajar mengenai sistem pencatatan inventory secara periodik dan sistem pencatatn inventory secara terus-menerus atau perpetual. Seperti namanya sistem pencatatan inventory secara periodil akan mencatat perubahan inventory secara periodik sedangkan sistem pencatatan inventory secara perpetual akan mencatat perubahan inventory saat terjadi pembelian, penjualan barang maupun pemindahan barang.
Dengan demikian kita akan mengerti bahwa kita tidak bisa mengandalkan keakuratan data inventory dengan pencatatan periodik. Sebaliknya kita dapat lebih mengandalkan catatan informasi akuntansi pada pencatatan perpetual karena pada saat terjadi aktivitas pembelian, penjualan barang dan pemindahan barang akan langsung mengupdate informasi stok pada item terkait dan gudang terkait. Update informasi stok ini terjadi pada sistem informasi akuntansi yang digunakan.
Dengan kemajuan teknologi di bidang sistem informasi akuntansi dan juga kemajuan infrstruktur internet di seluruh dunia maka penggunaan pencatatan inventory perpetual ini mudah dilakukan di dalam operasional perusahaan. Perusahaan tinggal menyewa sistem informasi akuntansi dalam cloud dan membeli layanan internet yang stabil.
Setelah menerapkan sistem informasi akuntansi ataupun sistem ERP lainnya, perusahaan harus memastikan bahwa pencatatan transaksi barang harus akurat dan dimasukkan ke dalam sistem informasi akuntansi pada saat terjadi transaksi.
Tantangan yang terjadi muncul dalam industri retail pada peak session. Di sini kasir tergoda u tuk menscan barang secara umum kurang memasukkan secara detail. Sebagai contoh pelanggan memberi barang A dengan warna yang berbeda-beda di mana memiliki sku yang berbeda. Kasir tersebut mungkin menggunakan sku yang yang sama untuk mempercepat antrian pembayaran pelanggan.
Godaan lain adalah pelanggan yang menukar barang karena ukuran tidak cocok. Seharusnya ada pencatatan penambahan item yang dikembalikan dan pengurangan item pengganti. Tetapi mungkin saja kasir tidak memasukkan transaksi penggantian ini sehingga informasi stok pada barang yang digantikan dan barang pengganti tidak benar.
Untuk mengatasi beberapa item yang tidak akurat dan juga untuk pengawasan aset perusahaan yang berupa inventory ini maka team audit dapat melakukan stock opname pada setiap periode tertentu. Aktivitas saat stok opname adalah menghitung kembali semua barang tanpa melihat catatan kuantitas barang yang ada pada sistem informasi akuntansi. Dengan aktivitas stock opname ini maka informasi stok barang akan kembali akurat. Dari sini perusahaan dapat mengevaluasi item apa saja yang tidak akurat dan kemudian melakukan langkah-langkah perbaikan agar sistem informasi akuntansi memiliki catatan yang lebih akurat di kemudian hari.
Kunjungi www.proweb.co.id untuk menambah wawasan anda.
