Kita telah membahas mengenai update master data payroll dan komponen dinamis dari payroll kemudian pembahasan selanjutnya dari payroll ini adalah mempersiapkan payroll atau prepare payroll.
Langkah-langkah mempersiapkan payroll ini adalah
- Membuat payroll register
Pada setiap bulan yang merupakan periode penggajian, perusahaan akan membuat payroll register yang berisi data semua penggajian pada bulan tersebut. Penggunaan praktisnya adalah untuk menghitung uang kas yang dibutuhkan perusahaan untuk keperluan payroll ini.
- Mengambil data master payroll
Pada tahap ini aplikasi akan menyiapkan data master seperti gaji pokok, tunjangan dan potongan yang nilainya sudah ditetapkan.
- Mengambil komponen dynamis payroll
Pada tahap ini subsistem terkait payroll dapat dijalankan untuk memasukkan komponen dinamis dari payroll misalnya time attendance, uang lembur komisi sales, dan insentif-insentif perusahaan.
- Otorisasi pengesahan payroll
Staf bagian penggajian kemudian akan melakukan pengecekan payroll ini misalnya membandingkan payroll bulan ini dengan payroll bulan lalu. Staff ini kemudian meminta manajer bagian penggajian untuk melakukan approval.
Manajer bagian payroll atau penggajian ini kemudian melakukan pengecekan ulang sebagai bagian dari pengawasan transaksi pengeluaran perusahaan. Jika semua sudah sesuai dengan kebijakan perusahaan maka manajer payroll dapat memberikan persetujuan payroll ini untuk dicairkan di bagian keuangan perusahaan.
- Keluaran persiapan payroll
Dari payroll register akan ditampilkan jumlah kas yang diperlukan untuk keperluan penggajian ini. Informasi ini digunakan untuk otorisasi melakukan transfer dari kas pembayaran dari pelanggan ke kas perusahaan untuk penggajian. Dengan demikian maka detail penggajian ini akan terlihat detil di kas khusus penggajian, sedangkan kas perusahaan khusus pembayaran dari pelanggan juga terlihat rapi karena berisi transaksi dari pelanggan saja dan hanya sebulan sekali diselingi transaksi payroll.
Setelah payroll disahkan maka akan menghasilkan transaksi beban perusahaan pada hutang.
Kunjungi www.proweb.co.id untuk menambah wawasan anda.
Mempersiapkan payroll perusahaan
