Salah satu bagian dari siklus pengeluaran atau expenditure cycle adalah purchase order atau pemesanan pembelian. Ini merupakan bagian awal yang penting dalam siklus pengeluaran. Namun sebelum melakukan purchase order, ternyata ada proses lain yaitu purchase request dari berbagai departemen yang ada pada perusahaan tersebut.
Tentu saja ada banyak departemen dalam perusahaan. Departemen-departmen ini memiliki kebutuhan barang-barang untuk menjalankan operasional bisnis perusahaan. Untuk mendapatkan harga yang baik dan menstandarisasi proses mendapatkan barang dan jasa maka setiap departmen dapat melakukan purchase request kepada bagian pembelian atau purchasing.
Setelah melakukan konsolidasi permintaan pembelian atau purchase request dari berbagai departmen maka bagian akan memilih vendor yang baik dari sisi kualitas dan harga. Setelah memilih vendor, maka bagian purchasing akan membuat purchase order atau pemesanan pembelian dan mengirimkannya kepada vendor.
Pada saat purchase order disahkan maka departemen yang ada kaitannya dengan purchase order ini dapat melihat updatenya melalui informasi purchase request yang ada sistem informasi akuntansi. Dengan demikian maka departemen akan memiliki kepastian mengenai barang-barang yang mereka butuhkan.
Bagian gudang atau logistik juga perlu mendapat notifikasi melalui informasi purchase order yang ada di dalam sistem informasi akuntansi. Di sini bagian gudang cukup melihat kapan perkiraan barang datang dan juga barang apa sana yang dipesan. Bagian gudang tidak perlu melihat jumlah barang yang dipesan supaya mereka menghitung dengan teliti. Karyawan-karyawan di bagian gudang ini juga tidak perlu melihat informasi harga karena bulan wewenang mereka.
Kunjungi www.proweb.co.id untuk menambah wawasan anda
