Kita telah mempelajari siklus pembelian barang dimulai dengan pemesanan barang atau purchase order, kemudian dilanjutkan dengan penerimaan barang atau purchase receive, kemudian ada tagihan purchase invoice dan terakhir kita membayar kepada supplier atau dalam sistem informasi akuntansi kita menyebutnya sebagai purchase payment. Pada purchase payment ini kita juga dapat merancang dalam sistem informasi akuntansi yang kita gunakan agar kita dapat membuat sebuah pembayaran untuk beberapa invoice tentu saja untuk supplier yang sama.
Pada saat supplier mengirimkan barang ada kemungkinan menggunakan jasa pengiriman. Hal ini kemudian akan memunculkan siapakah yang akan membayar biaya jasa pengiriman ini ? Yang akan membayar biaya pengiriman pembelian ini apakah supplier kita atau perusahaan kita. Nah di sini perlunya hal ini diketahui sejak purchase order atau pemesanan pembelian mengenai siapa yang akan membayar biaya pengiriman, apakah supplier kita ataukah perusahaan kita.
Jika pada purchase order sudah disepakati bahwa yang membayar adalah supplier maka kita tidak akan menerima tagihan dari supplier. Di sini bagian keuangan harus memeriksa setiap tagihan pengiriman barang dari supplier untuk membandingkan dengan kesepakatan yang ada di purchase order. Jika pada purchase order telah disepakati bahwa yang menanggung biaya pengiriman adalah supplier maka jika ternyata ada invoice jasa pengiriman terkait purchase order maka bagian keuangan harus menolak tagihan biaya pengiriman ini.
Jika pada purchase order telah disepakati bahwa yang menanggung biaya pengiriman adalah perusahaan kita maka ada baiknya kita memilih jasa pengiriman yang merupakan pilihan dari perusahaan kita yang mungkin saja sudah punya kesepakatan harga yang lebih baik. Tagihan jasa pengiriman ini sebaiknya dimasukkan sebagai tagihan dari jasa pengiriman dan pembayarannya adalah ke jasa pengiriman tersebut bukan ke supplier supaya memudahkan administrasim baik dari sistem informasi akuntansi perusahaan maupun sistem informasi akuntansi supplier.
Untuk perhitungan COGS (Cost of Goods Sold) yang lebih baik kita dapat merancang aplikasi sistem informasi akuntansi kita agar menyebar beban pengiriman barang ini ke akun inventory yang masih ada di gudang sesuai dengan barang yang ada di purchase order terkait.
Kunjungi www.proweb.co.id untuk menambah wawasan anda.
