Kita telah membahas proses bisnis pembelian dimulai dengan purchase request atau permintaan pembelian, purchase order atau pemesanan pembelian dan kemudian purchase receive atau penerimaan barang. Setelah supplier atau vendor mengirimkan barangnya kepada perusahaan kita maka kemudian mereka akan mengirimkan tagihan kepada kita. Kita menerima tagihan ini sebagai purchase invoice.
Kalau kita belajar akuntansi maka kita akan mempelajari bahwa perusahaan memiliki kewajiban melakukan pembayaran atau memiliki hutang sejak perusahaan menerima barang dari supplier, tetapi secara praktis biasanya perusahaan mencatat sebagai hutang pada saat penerimaan invoice dari supplier atau vendor. Dengan menggunakan sistem informasi akuntansi maka pada saat terkajai penerimaan barang maka akan ada transaksi inventory pada debit, diimbangi dengan unbilled receive pada credit.
Pada saat penerimaan invoice maka kita akan memasukkan pada transaksi purchase invoice pada sistem informasi akuntansi. Kita akan memasukkan vendor kemudian akan memilih item-item dalam purchase receive yang ditagihkan dalam purchase invoice. Pada saat purchase invoice ini disahkan maka akan ada update mengenai purchase-purchase receive yang telah ditagihkan sehingga tidak dapat ditagih ulang. Dengan cara ini maka tidak akan ada barang yang ditagihkan dua kali oleh vendor.
Kalau pada saat saat penerimaan barang sistem informasi akuntansi mencatat transaksi sebagi inventory pada unbilled receive, maka pada saat penerimaan barang ini maka akan ada transkasi unbilled receive pada account payable.
Jika pada sistem manual kita harus sangat berhati-hati dalam menerima tagihan dari supplier karena kita harus mencocokan tagihan dengan dokumen purchase order dan purchase receive, maka pada sistem otomatis dengan menggunakan sistem informasi akuntansi ini kehati-hatiannya dibagi. Pada saat purchase order tentu bagian pembelian harus memastikan harga yang diberikan supplier atau vendor bagus, pada saat penerimaan barang maka penerima barang harus memastikan barang sesuai dengan purchase order, maka pada saat penerimaan invoice kita tinggal memasukkan ke dalam sistem. Itulah keuntungan menggunakan sistem informasi akuntansi karena banyak pekerjaan dilakukan dengan terstruktur, otomatis dan terintegrasi satu dengan yang lain.
Kunjungi www.proweb.co.id untuk menambah wawasan anda.
