Setelah kita memesan barang dengan membuat dokumen purchase order atau pemesanan pembelian kepada supplier maka supplier kemudian mengirimkan barang kepada perusahaan kita. Dari sisi perusahaan kita melihatnya sebagai proses penerimaan barang atau purchase receive. Secara konsep penerimaan barang ini ada dua departement yang terlibat yaitu bagian receiving yang menerima barang dan bagian warehouse untuk penyimpanan barang. Tetapi untuk perusahaan kecil maka kedua departement ini dapat digabungkan bagian logistik saja. Pada bagian logistik ini akan menerima barang, menyimpan barang dan mengirimkan barang kepada pelanggan.
Pada saat penerimaan barang ini ada dua proses yaitu
- Penerimaan barang
Pada penerimaan barang akan mengecek barang untuk memastikan apakah barang yang dikirimkan sesuai dengan purchase order yang dibuat. Kemudian setelah memastikan bahwa barang yang dikirimkan sesuai dengan purchase order maka karyawan akan menghitung barang yang datang. Pada saat penghitungan ini sangat dianjurkan supaya karyawan tidak dapat melihat jumlah yang telah dipesan dalam purchase order supaya karyawan dapat menghitung dengan teliti. Jika ada barang yang tidak layak diterima maka karyawan sebaiknya tidak menerima barang tersebut. Jika ada barang yang sedikit rusak, maka dapat diterima dan ditandai nanti untuk pengurangan harga.
- Penyimpanan barang
Setelah barang diterima oleh bagian penerimaan maka barang dimasukkan ke gudang penyimpanan
Pada saat penerimaan barang mungkin ada yang agak rusak. Perusahaan kemudian menghubungi supplier, supplier kemudian mencatat sebagai pengurangan piutang atau credit memo. Dalam sistem informasi akuntansi penambahan piutang dagang dicatat sebagai transaksi debit, sedangkan pengurangan piutang dicatat sebagai transaksi credit. Inilah mengapa pengurangan piutang disebut credit memo.
Pada saat supplier memberikan credit memo yang berarti pengurangan piutang maka di sisi perusahaan akan dicatat sebagai debit memo atau pengurangan hutang. Pada sistem informasi akuntansi prnambangan hutang dicatat pada sisi credit, sedangkan pengurangan hutang dicatat pada sisi debit. Inilah sebabnya maka pengurangan hutang disebit debit memo.
Sistem informasi akuntansi kemudian akan mencatat penerimaan barang atau purchase receive ini secara detil mulai dari detil barang, detil supplier, detil petugas penerima dan tanggal penerimaan secara otomatis. Sistem informasi akuntansi juga akan langsung mengupdate inventory dan hutang dagang.
Kunjungi www.proweb.co.id untuk menambah wawasan anda.
